OPCIONES DE FUNCIONAMIENTO PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y EDI WEB

¿MUCHO QUE HACER, PERO MUY POCOS RECURSOS?

Muchos departamentos de IT tienen que luchar con una carga de trabajo permanentemente alta, y no pueden cumplir con las solicitudes de los departamentos de negocios tan rápido como todos quisieran.

A veces, se trata de solicitudes que beneficiarían a la empresa, o incluso que son legalmente necesarias. Esto molesta a todos los involucrados.

Un enfoque de «Cloud First», que muchas empresas ya toman, puede ayudar en estos casos.

LLAMAR A UN TERCERO

Entre las solicitudes enviadas a un Business Integration Team a menudo hay temas que necesitan seguir especificaciones claras y no permiten ningún espacio para la interpretación.

Ejemplos de especificaciones podrían ser:

DIAGRAMA 1. ESPECIFICACIONES

Cuanto más claras sean estas especificaciones, más se prestarán al apoyo de un tercero que tenga experiencia en la aplicación de estas cuestiones. Esto puede suceder de varias maneras diferentes.

USAR SOFTWARE ESTANDARIZADO

El software estandarizado o estándar es fácil y eficiente de usar. Estas son algunas de las tareas de las que el fabricante es responsable, reduciendo significativamente su propia carga de trabajo.

DIAGRAMA 2. ACTIVIDADES SOFTWARE

Un socio como B2B Consultores proporciona Business Integration Suite – una plataforma de integración completa que puede crecer para adaptarse a sus necesidades – como un software estándar.

Esto se puede implementar con un corto tiempo de entrega, los ajustes al software para sus necesidades específicas se pueden hacer generalmente configurando el software.

Cualquier ajuste debido a cambios tecnológicos, como un nuevo sistema operativo, una nueva versión de base de datos o una nueva tecnología de integración, p. ej., OFTP2 para reemplazar OFTP1, es realizado por el fabricante. Las actualizaciones se proporcionan automáticamente con nuevos paquetes de servicios.

Las extensiones funcionales, como la comunicación AS2 o el cifrado PGP, se pueden agregar de forma rápida y sencilla y utilizar con las herramientas existentes de la plataforma, como la supervisión o la configuración.

El uso de componentes suministrados por un fabricante, u ofrecidos como una extensión de su software, garantiza la compatibilidad cuando, por ejemplo, se utiliza un componente o si necesita acceder a información de error o de monitoreo.

UTILIZAR SERVICIOS ESTANDARIZADOS

El Software como Servicio (SaaS) incluso va un paso más allá que el software estandarizado. En este escenario, el fabricante o proveedor de servicios reduce aún más su carga de trabajo al asumir también las siguientes tareas:

DIAGRAMA 3. REDUCCIÓN DE TAREAS

OPCIONES DE OPERACIÓN PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Un buen ejemplo de servicios normalizados en el ámbito de la integración empresarial es la Factura Electrónica.

Para la facturación electrónica, es necesario considerar varios procedimientos y condiciones específicas de la industria o del país, lo que lleva a un número casi infinito de posibles variaciones.

El siguiente diagrama muestra la complejidad de varios procesos de Facturación Electrónica:

DIAGRAMA 4. PROCESOS FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Al considerar sus necesidades de facturación electrónica, vale la pena evaluar lo que se puede hacer por sí mismo y lo que potencialmente podría ser hecho de manera más eficiente por socios como B2B Consultores.

Es útil tener una opción, diseñada sobre una base modular, para aplicar solo lo que necesite.

Para la facturación electrónica, necesita encontrar soluciones para los siguientes componentes:

  • TRADUCCIÓN A FORMATO NEUTRO Y FORMATO DE DESTINO ESPECÍFICO

Opción de bajo esfuerzo: Proporcionado por B2B Consultores + operado dentro de la nube.

Opción de esfuerzo medio: Asignaciones estándar proporcionadas por B2B Consultores + operadas en su propio sistema BIS.

Opción de alto esfuerzo: Desarrollar propios mapas + operar en el propio sistema BIS

  • COMUNICACIÓN CON EL SOCIO COMERCIAL

Opción de bajo esfuerzo: Operado por B2B Consultores

Opción de esfuerzo medio: Operado por su propio sistema BIS utilizando tecnologías de comunicación estándar como AS2 o OFTP2

Opción de alto esfuerzo: Funciona con un sistema BIS propio que utiliza tecnologías de comunicación especializadas, como proveedores de servicios adicionales o centros de compensación

Si decide involucrar a un socio comercial para componentes específicos, puede beneficiarse de una carga de trabajo reducida, así como de su experiencia y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) acordados con el socio.

OPCIONES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE EDI WEB PARA INTEGRAR PROVEEDORES

Otro ejemplo de un servicio estandarizado es EDIWeb.

Este servicio proporciona a los proveedores sin capacidades de EDI una interfaz web (como el Portal de Proveedores de B2B Consultores) para ver y descargar pedidos en varios formatos (como PDF y CSV). El proveedor recibe un correo electrónico cuando se realiza un nuevo pedido.

El proveedor utiliza la interfaz web para crear rápida y fácilmente documentos relacionados, como una confirmación de pedido, una nota de envío o una factura. Este servicio no solo es rápido, sino que también minimiza los errores a medida que la información se extrae del propio pedido. Esencialmente, el pedido se convierte en una confirmación de pedido o una nota de envío mediante la adición de información como un número de referencia del proveedor y una fecha de entrega.

EDIWeb puede ser utilizado por el cliente de una manera totalmente automatizada, mediante el uso de documentos que ya se utilizan en EDI. También puede especificar la información obligatoria que el proveedor necesita proporcionar, esto garantiza que reciba datos de alta calidad y permite un alto grado de automatización.

DIAGRAMA 5. PROCESO EDIWeb

Al igual que con la facturación electrónica, se pueden seleccionar varias opciones para proporcionar el servicio EDIWeb que realmente necesita.

CONCLUSIÓN

Un equipo centralizado de Business Integration siempre debe considerar la participación de un asociados externo cuando se enfrentan a nuevos requisitos. Complementan a su propio equipo y deben ser vistos como una oportunidad en lugar de la competencia.

Sobre la base de la amplia gama de tareas que se espera que realice un Business Integration Team, vale la pena considerar cómo al menos una parte de la carga de trabajo podría transferirse a un asociado externo mediante el uso de programas informáticos o servicios estandarizados. Eso permitiría que el Business Integration Team se centre mejor en las solicitudes provenientes de la empresa.

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