¿Qué es EDI? (Electronic Data Interchange)

Intercambio Electrónicos de Datos (EDI) es el intercambio de documentos de negocio de computadora a computadora, tales como órdenes de compra y facturas, en un estándar electrónico entre socios comerciales.

La comunicación electrónica ha cambiado la forma en que las empresas hacen negocios entre sí.

Comercio electrónico entre empresas que incluye EDI, XML (Lenguaje de marcado extensible) y catálogos en línea, ha permitido la integración de empresas en todo el mundo para facilitar los procesos con socios comerciales.

En el entorno empresarial actual, la integración B2B es una clave para el éxito; de hecho, muchas empresas ya no harán negocios con usted si no puede hacer negocios electrónicamente.

Mientras que muchas empresas han incorporado correos electrónicos y faxes en su comunicación B2B, estos procesos aún involucran manejo humano y son, por lo tanto, lentos y propensos a errores. Aunque proporcionan mejoras sobre procesos basados ​​en correo postal, carecen del poder y la funcionalidad del comercio electrónico. La Figura 1 muestra un escenario simplificado en el que un comprador envía un pedido por fax o por correo a un proveedor, que luego envía un fax o envía una factura por correo al comprador.

Como puede ver, este proceso manual implica una gran cantidad de papel, personas y tiempo. El correo puede ser lento y en papel los documentos pueden extraviarse o perderse. Una vez recibido, los documentos enviados por correo y fax deben ser manualmente ingresadas en una aplicación de computadora, un proceso que frecuentemente da como resultado errores. A pesar de que un el correo electrónico se envía electrónicamente, también debe ingresarse manualmente, porque la aplicación informática no tiene forma de saber dónde se necesita cada pieza de datos ubicado dentro del correo electrónico.

Tener personas involucradas ralentiza el procesamiento de los documentos y también introduce errores.

En la década de 1960, la industria del ferrocarril, que necesitaba encuentre una forma más rápida y eficiente de comunicarse la información sobre los bienes transportados comenzó a enviar estos datos electrónicamente. Otros negocios comprendiendo el valor del intercambio electrónico de información y entonces, a partir de la década de 1980, muchas industrias adoptaron EDI, el intercambio electrónico de formato estándar documentos comerciales entre computadoras. Al principio solo aquellos negocios que podían pagar computadoras centrales pudieron participar. Pero al surgir la computadora personal y luego la disponibilidad de Internet, el uso de EDI se hizo disponible para todas las empresas sin importar su tamaño.

Los documentos más comunes intercambiados a través de EDI son órdenes de compra, facturas y avisos de envío anticipado. Pero hay muchos otros, como conocimientos de embarque, documentos de aduana, documentos de inventario, documentos de estado de envío y documentos de pago.

Debido a que los documentos EDI son procesados ​​por computadoras, el programa de la computadora debe saber dónde encontrar cada pieza de información en el documento entrante y el formato de esos datos. ¿Por ejemplo, son los números incluidos en el entero de datos (por ejemplo, 12) o decimal (por ejemplo, 12.0)? Son las fechas en el formulario mmddyy o mmddyyyy?

Así como dos hablantes de diferentes idiomas no pueden mantener una conversación, dos sistemas comerciales, cada uno con su propio formato distinto en lugar de un formato común, no pueden intercambiar datos entre sí. Por lo tanto, un formato estándar común es el lenguaje por qué empresas se comunican entre sí a través de sus computadoras.

Los estándares EDI han sido desarrollados por organizaciones de empresas interesadas para identificar necesidades, elaborar planes para satisfacer esas necesidades y llegar a un acuerdo

sobre las normas y estándares propuestas. Subcomités se reúnen para proponer nuevas normas o cambios en respuesta a la evolución de los requisitos comerciales emergentes. Hay varios estándares EDI en uso hoy. Los estándares más comunes entre industrias son ANSI, principalmente utilizado en los Estados Unidos, y EDIFACT, utilizado principalmente en Europa y Asia, además, hay estándares para industrias específicas, como SWIFT para banca y RosettaNet para alta tecnología.

El Proceso EDI

Hoy en día, todo tipo de documentos comerciales para industrias como minorista, automotriz, alta tecnología, logística y banca se pueden intercambiar usando EDI. Estos documentos pueden fluir desde la computadora del remitente directamente a aplicación apropiada en la computadora del receptor, como el sistema que administra los pedidos, donde el procesamiento puede comenzar inmediatamente Con un sistema EDI completamente integrado, el proceso puede verse así (Figura 2): sin papel, sin personas y casi sin tiempo.

Se puede observar el envío y recepción de documentos EDI de una manera eficiente y sin problemas de conducta empresarial.

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