El proveedor genera un mensaje ANSI X12 EDI 856 normalmente en el momento en que se realiza un envío para el cliente. En el lado del cliente, el sistema de recepción válida el mensaje ASN del proveedor contra las especificaciones ANSI X12 EDI 856 y envía un acuse de recibo funcional (mensaje ANSI X12 997) que confirma la recepción del mensaje ANSI X12 EDI 856. Después de la recepción, el mensaje ASN se reenvía al sistema ERP, donde se reflejara como envío planificado.
MENSAJE ANSI X12 EDI 856 EN CONTEXTO DE ANSI X12 EDI 830 Y ANSI X12 EDI 850
Un ASN EDI 856 se utiliza normalmente en la industria manufacturera y minorista (retail) junto con los procesos de pedidos, los programas de entrega y las órdenes de compra. En ambos escenarios de la industria, el cliente envía primero un mensaje de pedido como ANSI X12 EDI 830– o como ANSI X12 EDI 850 indicando lo que el proveedor tiene que entregar y cuándo. En el paso de entrega, el proveedor crea un mensaje ANSI X12 EDI 856 respondiendo a cualquiera de los 2 tipos de documentos que activan el envío.
FLUJO DE TRABAJO EDI PARA PROCESAR MENSAJE ANSI X12 EDI 856
Los documentos intercambiados entre socios comerciales de EDI siguen una secuencia típica de procesos comerciales. La secuencia de mensajes ANSI X12 intercambiados depende de la industria. Las siguientes imágenes muestran el papel de un mensaje ANSI X12 EDI 856 en un escenario de la industria manufacturera (automotriz) y en la industria minorista (retail):
¿CÓMO SE DENOMINA EL FORMATO ANSI X12 EDI 856 EN OTROS ESTÁNDARES DE MENSAJE EDI?
En la región de América del Norte, ANSI X12 ha tenido una amplia adopción como el estándar principal de EDI. En Europa y ASIA, los mensajes EDIFACT y VDA se encuentran con mayor frecuencia. El EDIFACT define DESADV como estándar para el intercambio de información ASN. En la industria automotriz, particularmente Alemana, también se encuentra con los estándares VDA4987 y VDA4913 para intercambiar información de envío.
BENEFICIOS DE UTILIZAR EDI Y EL MENSAJE ANSI X12 EDI 856/ASN
Los beneficios del intercambio de información de envío a través de ANSI X12 EDI 856/ASN tanto para el cliente como para el proveedor son:
- Reduce enormemente la carga de trabajo de los empleados, ya que los datos no se deben ingresar manualmente, ya que la información de envío se intercambia con mucha frecuencia.
- Prevención de errores, ya que el sistema genera automáticamente los datos sin interacción humana.
- Reduzca los costos, ya que se debe cambiar menos papel.
Beneficios Específicos para Proveedores:
- La generación automática de información de envíos en forma de un mensaje EDI 856 ahorra tiempo y reduce costos.
- El cumplimiento de los estándares ANSI X12 EDI 856 conducirá a una mayor aceptación de los proyectos de nuevos clientes y mejores calificaciones de los proveedores.
Beneficios Específicos para Clientes:
- Menor carga de trabajo y errores, ya que la información ya está presente con el mensaje ANSI X12 856 y no es necesario que el personal del cliente la ingrese.
- La información de envío se recibe con anticipación para que se pueda mejorar la planificación de la producción y el inventario. Es prácticamente imposible ejecutar una línea de montaje JIT (Just-In-Time) o JIS (Just-In-Sequence) sin ASN, lo que se debe al riesgo de no saber si los suministros llegan a tiempo.
- La entrada de mercancías se acelera ya que los datos referentes al envío ya están del lado del cliente. Además, con las etiquetas de códigos de barras, los datos del mensaje EDI 856 se pueden alinear rápidamente utilizando escáneres de códigos de barras o RFID, lo que reduce enormemente los errores humanos en la recepción de mercancías.
ERRORES TÍPICOS AL USAR MENSAJE ANSI X12 EDI 856
Los problemas que ocurren al intercambiar mensajes ASN se basan comúnmente en datos incorrectos que se relacionan al envío. La información de paquete incorrecta o reflejar la estructura del paquete de manera incorrecta en el ASN EDI 856 son errores que los clientes generalmente enfrentan. Debido a eso, algunos clientes también comenzaron a introducir sanciones para los proveedores que no envían en el formato ANSI X12 EDI 856 adecuado o no envían ningún ASN EDI 856, ya que supone un esfuerzo significativo de su parte para corregir o ingresar los datos manualmente. Los problemas típicos al enviar mensajes ANSI 856 son:
- La cantidad en ASN no coincide con la cantidad realmente enviada.
- Los números de empaque son incorrectos o faltan.
- La estructura del embalaje (qué cajas pertenecen a qué palet) no está en consonancia con el envío real.
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