Un mensaje ANSI X12 EDI 846 (Consulta de inventario) se utiliza para enviar información de inventario entre clientes y proveedores, y sustituye a la versión histórica en papel de este documento. Los clientes lo utilizan para informar a sus proveedores de sus existencias y niveles de stock. Sirven para describir la disponibilidad actual de existencias o mercancías y pueden utilizarse para informar sobre las existencias iniciales, las existencias finales y el movimiento de mercancías entre almacenes durante un periodo determinado.
Utilización del mensaje ANSI X12 EDI 846
Un proveedor de mercancías utilizaría el mensaje ANSI X12 846 Inventory Inquiry para informar a sus clientes de los niveles de existencias actuales y futuros. Esto permite a estos clientes planificar sus futuros pedidos, y el proveedor puede empezar a vender sus mercancías antes de que hayan sido producidas o hayan llegado a sus instalaciones. Estos mensajes también se utilizan para informar a los clientes de que los artículos están agotados, y para informarles de los futuros productos que se van a añadir a sus existencias.
Un cliente de un proveedor utilizaría el mensaje ANSI X12 846 Inventory Inquiry para informar al proveedor de la cantidad de existencias que tiene actualmente de un artículo previamente pedido, y dicho mensaje 846 podría utilizarse para activar un envío instantáneo de materiales, si se ha llegado a un acuerdo de reposición automática entre ellos.
El mensaje EDI 846 es un tipo de mensaje obligatorio en algunos sectores, como VMI (Inventario gestionado por el proveedor) y Retail Drop Shipping. Aunque en otros sectores no se considere un mensaje esencial, su uso está muy extendido.
Estructura y ejemplo de ANSI X12 EDI 846
Una consulta/aviso de inventario puede contener una serie de datos que detallen los niveles de existencias del cliente o del proveedor. El mensaje es enviado, recibido y procesado por una solución EDI, que puede ser un servicio EDI en la nube en línea o una solución de software EDI interna.
Un mensaje típico ANSI X12 EDI 846 contiene:
- Nombre y dirección del proveedor y del cliente
- Números de referencia y descripciones de los artículos
- Cantidad de productos (disponibles y en reserva)
- Cantidad pedida actualmente y compromisos de pedidos futuros
- Lugar de almacenamiento y entrega
- Devoluciones
Procesamiento del mensaje ANSI X12 EDI 846
Una vez que un proveedor recibe un nuevo mensaje EDI 846, su solución EDI puede procesar esta información y convertirla a su propio formato ERP interno. Una vez en este formato reconocido, la información puede importarse en el sistema ERP y actualizar los niveles de existencias actuales y futuros del cliente para facilitar futuros pedidos. Esto también puede desencadenar un reabastecimiento automático de mercancías, si así se ha acordado, antes de la recepción del documento.
En un flujo de trabajo de venta al por menor, la función de un mensaje ANSI X12 EDI 846 aparece a mitad de la secuencia de intercambio y puede enviarse varias veces:
¿Qué es comparable a ANSI X12 EDI 846 en otros formatos estándar de EDI?
El equivalente de un documento ANSI X12 846 Inventory Inquiry / Advice dentro del formato EDIFACT sería tanto INVRPT (INVentory REPort) como EDIFACT RECADV (Receiving advice message). En algunos escenarios los mensajes EDIFACT son muy comunes con Europa y Asia.
Los mensajes VDA son de uso común en la industria del automóvil, y el informe de inventario global VDA 4990 sería el mensaje equivalente enviado si se utiliza el estándar de mensajes VDA.
Ventajas del mensaje ANSI X12 EDI 846
La transmisión de detalles de inventario proporciona varios beneficios:
- Actualización automatizada y coherente de la cadena de suministro entre los clientes y sus proveedores
- Muchos menos errores debido a una menor interacción humana
- Reposición automática de mercancías
- Se pueden evitar y planificar futuras discrepancias de existencias
- Una mayor integración de la cadena de suministro permite mejorar la valoración de los proveedores
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