El mensaje EDIFACT INVRPT (Inventory Report) se envía entre interlocutores comerciales para informarles sobre las existencias de los proveedores o los niveles actuales de existencias de un interlocutor. Se utilizan para describir la disponibilidad actual de existencias o mercancías. Pueden utilizarse para informar sobre el stock inicial, el stock final y el movimiento de mercancías entre almacenes durante un periodo determinado. Sigue la norma de mensajes EDI UN/EDIFACT y podría considerarse un tipo de mensaje esencial para el proceso de compra electrónica.
Utilización del mensaje EDIFACT INVRPT
Un proveedor de mercancías utilizaría el mensaje EDIFACT INVRPT para informar a sus interlocutores de sus existencias actuales y futuras. Esto permitiría a sus interlocutores planificar sus futuros pedidos, y el proveedor puede empezar a vender sus mercancías antes de que hayan sido producidas o hayan llegado a sus instalaciones. Estos mensajes también se utilizan para informar a los socios de que los artículos están agotados.
Los informes de inventario suelen generarse a través del sistema interno del proveedor en el formato específico de su ERP, como INVRPT IDOC. A continuación, la solución EDI traduce esta información al formato EDI específico del interlocutor. Dentro del estándar EDIFACT, algunas de las versiones más utilizadas son:
- EDIFACT INVRPT D96A
- EDIFACT INVRPT D97A
- EDIFACT INVRPT D01B
La estructura EDIFACT de INVRPT
Los informes de inventario contienen una serie de informaciones que detallan las existencias del proveedor. El mensaje es enviado, recibido y procesado por una solución EDI, que puede ser un servicio EDI en la nube en línea o una solución de software EDI interna. Es esencial seguir el estándar EDIFACT INVRPT específico del interlocutor para garantizar que se suministra toda la información obligatoria y requerida.
Un mensaje EDIFACT INVRPT típico incluye:
- Nombre y dirección tanto del proveedor como del interlocutor
- Fecha para indicar cuándo se generó este INVPRT específico
- Números de referencia
- Números de referencia y descripciones de los artículos
- Detalles de gestión de inventario, como movimientos de existencias y cantidad
Procesamiento del mensaje EDIFACT INVRPT
Una vez que un socio recibe un nuevo mensaje EDI INVRPT, su solución EDI puede procesar esta información y convertirla a su propio formato ERP interno. Una vez en este formato reconocido, esta información puede importarse en el sistema ERP y actualizar los niveles de existencias actuales y futuros de este proveedor para facilitar futuros pedidos del socio.
Ejemplo de EDIFACT INVRPT en el flujo de trabajo EDI
Los mensajes EDI enviados entre socios comerciales siguen una secuencia típica de pasos, que depende del sector en el que operen.
El siguiente ejemplo muestra cómo podría utilizarse INVRPT junto con otros mensajes en un escenario de venta al por menor:
¿Cuáles son los equivalentes de EDIFACT INVRPT en otros formatos estándar EDI?
Los mensajes VDA siguen siendo de uso común en la industria del automóvil. El informe VDA 4990 Global Inventory sería el mensaje equivalente enviado si se utilizara el estándar de mensajes VDA. Si los interlocutores estuvieran utilizando el estándar ANSI X12, se utilizaría en su lugar un mensaje EDI 846 Inventory Inquiry.
Ventajas del mensaje EDIFACT INVRPT
El intercambio de documentos de planificación a través de EDIFACT INVRPT aporta ventajas tanto a clientes como a proveedores:
- La comunicación directa de ordenador a ordenador reduce la carga de trabajo de los empleados
- Muchos menos errores debido a una menor interacción humana
- Gran ahorro de tiempo gracias a los procesos automatizados
Ventajas específicas para los clientes
- Los clientes pueden ser informados cuando los artículos están agotados o totalmente fuera de producción
- También pueden saber cuándo volverán a estar disponibles.
- Los sistemas ERP pueden actualizarse automáticamente con los niveles de existencias y las fechas de reposición.
- Los niveles de existencias actualizados automáticamente ayudarán a todos los pedidos futuros
Ventajas específicas para los proveedores
- Los proveedores pueden mantener a todos sus socios al día de los niveles de existencias y los futuros programas de producción.
- Se evita que los socios realicen pedidos de artículos agotados o descatalogados.
- Mejor valoración de los proveedores.
Errores típicos al utilizar el mensaje EDIFACT INVRPT
Utilizando los mensajes EDIFACT INVRPT se pueden evitar muchos problemas futuros
- Los clientes ya no pedirán artículos que estén agotados.
- También se les informará de cuándo se van a descatalogar artículos para que puedan modificar sus futuros pedidos
Garantizar el uso estable de los informes de inventario EDIFACT
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