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El acuse de recibo de orden de compra ANSI X12 EDI 855 es un mensaje utilizado por un vendedor para confirmar que ha recibido una orden de compra (mensaje ANSI X12 850) o un cambio de orden de compra (mensaje ANSI X12 860). Junto con la confirmación de que el mensaje ha sido recibido y comprendido, también permite al comprador saber si ha sido aceptado o rechazado. El 855 también puede informar de cualquier cambio que se haya realizado para asegurarse de que la mayor parte del pedido se ha tramitado correctamente. Sigue la norma de mensajes EDI ANSI X12 y es un tipo de mensaje crucial para el proceso de compra electrónica en las industrias minorista y manufacturera.
Utilización del mensaje ANSI X12 EDI 855
Se genera un Acuse de Recibo de Pedido EDI 855 una vez que se ha recibido un Pedido de Compra 850 o una Modificación de Pedido 860 enviados previamente. El mensaje EDI 855 es enviado por el vendedor para acusar recibo del archivo y la comprensión de su contenido. Cuando se genera, este mensaje de respuesta de pedido puede confirmar que el vendedor puede suministrar todos los artículos requeridos en el pedido, proponer modificaciones o alteraciones a una o más solicitudes individuales, o destacar alguna (o todas) las piezas que no pueden suministrarse, junto con los motivos.
Estos mensajes se generan normalmente a través del sistema ERP del vendedor y se exportan a un formato de datos específico de ERP, como un SAP IDoc. A continuación, los datos se convierten de este formato interno a la estructura particular del cliente a través de su solución EDI. Una vez recibidos por el cliente, éste podrá ver la información y le servirá de ayuda en su planificación y programación.
Estructura y ejemplo de mensaje ANSI X12 EDI 855
El mensaje ANSI X12 855 Purchase Order Acknowledgement puede contener una amplia gama de información y parecer muy diferente en varios escenarios. Desde la aceptación de un pedido completo sin modificaciones hasta la modificación de la cantidad y la fecha específicas de cada artículo, el contenido puede ser muy diferente.
Un mensaje 855 típico incluye:
- Código de función del mensaje, indicando la aceptación, aceptación parcial o rechazo
- Números y códigos de pedido
- Fechas de entrega previstas
- Detalles específicos relativos a los artículos o bienes que no pueden suministrarse en su totalidad, y las modificaciones propuestas
- Motivos del rechazo
- Información sobre el transporte y el modelo de entrega
Procesamiento del mensaje ANSI X12 EDI 855
Cuando el posible comprador recibe un acuse de recibo de pedido 855, que a su vez se ha generado a partir de un pedido 850 o un cambio de pedido 860 previamente creados, su sistema EDI comprueba el archivo con la especificación y actualiza el sistema ERP del comprador con los detalles del pedido aceptados o modificados.
Ejemplo de ANSI X12 EDI 855 en el flujo de trabajo EDI
Dentro del EDI, los mensajes se intercambian entre los interlocutores comerciales en una secuencia típica de archivos, dependiendo del sector específico en el que trabajen. El siguiente ejemplo muestra un flujo de trabajo estándar en el sector minorista, destacando cuándo se generaría y enviaría el acuse de recibo de pedido 855 y otros mensajes estándar.
En un flujo de trabajo de venta al por menor, la función de un mensaje ANSI X12 EDI 855 aparece después de una Orden de Compra 850 o de un Cambio de Orden de Compra 860:
¿Cuáles son los equivalentes de ANSI X12 EDI 855 en otros formatos estándar de EDI?
Dentro del EDIFACT, ampliamente utilizado en Europa y Asia, se enviaría un ORDRSP (Order Response) en lugar de un 855. Si la empresa utiliza TRADACOMS como formato, tendría que enviar un ACKHDR, un mensaje de acuse de recibo.
Ventajas de ANSI X12 EDI 855
El uso del mensaje ANSI X12 855 Purchase Order Acknowledgement tiene múltiples ventajas
- Confirmación o rechazo instantáneo de pedidos enviados previamente
- Evita la introducción manual de datos, ahorrando tiempo y gastos generales
- Los datos pueden recibirse automáticamente, lo que ayuda a todos los pedidos futuros y a la programación de la entrega
- Se pueden realizar propuestas de modificación de los Pedidos
- Comentarios sobre la entrega total o parcial de uno o varios pedidos
- Mejor valoración de los proveedores gracias a un menor número de errores
- Reducción de costes gracias a un comercio más eficiente
Garantizar el uso estable de ANSI X12 EDI 855 Purchase Order Acknowledgment
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