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Hoy en día, casi todas las empresas de fabricación y distribución trabajan con empresas 3PL (Third Party Logistics) para organizar y gestionar el transporte de mercancías. Esto permite a las empresas ahorrar en el costo de gestión de almacenes, rastrear fácilmente el movimiento de sus mercancías, el inventario, la preparación de la documentación, el manejo de la carga y la entrega al comprador.
En este artículo, hablaremos de EDI para 3PL’s (Third Party Logistics), ya que esta es la tecnología clave en logística.
¿QUÉ SON LAS 3PL (Third Party Logistics)?
Una empresa 3PL o un proveedor 3PL es una empresa que brinda servicios de logística completos: transporte, envío, almacenamiento, despacho de aduanas y otras actividades relacionadas con la logística. 3PL significa Third Party Logistics. En otras palabras, el término 3PL es sinónimo de subcontratación logística, lo que significa la transferencia de parte o la totalidad de las funciones logísticas a un proveedor de servicios logísticos.
Los transportistas y sus proveedores de 3PL buscan cada vez más trabajar juntos. Ambas partes confirman que el uso de la tecnología les ayuda a progresar. Según un estudio, muchos 3PL ya están realizando importantes inversiones en tecnología. La mayoría de los transportistas indican que las capacidades de TI son un elemento necesario para las empresas 3PL.
La siguiente tabla muestra las respuestas del transportista y la empresa 3PL a la pregunta:“¿Qué tecnologías de la información, sistemas o herramientas debe tener para atender con éxito a los clientes?”
¿POR QUÉ EDI ES IMPORTANTE PARA LAS EMPRESAS 3PL?
EDI proporciona los mejores resultados en el intercambio de datos con 3PL. Esta es la forma más confiable, segura y económica de compartir información comercial.
Un proveedor de 3PL, por ejemplo, necesita información detallada sobre la ubicación de los puntos de entrega, la fecha de envío, la cantidad de mercancías, información sobre el embalaje, su tamaño, etc.
El proveedor de bienes necesita monitorear el estado del inventario, rastrear el movimiento y la cancelación de los bienes, así como recibir información sobre los envíos a ciertos puntos de venta para un rango específico.
La falta de información confiable puede generar escasez de productos en la tienda, pérdida de ganancias, así como pérdidas monetarias y temporales debido a entregas erróneas, aprobaciones prolongadas y ajustes de cuenta frecuentes.
En promedio, todos los días las grandes empresas de logística deben enviar varios cientos o miles de documentos. Procesar tal volumen de datos manualmente utilizando documentos tradicionales en papel, mensajería, fax, correo electrónico o teléfono es una tarea bastante difícil y costosa.
Por ello, los proveedores de 3PL y sus clientes utilizan EDI para intercambiar electrónicamente toda la información necesaria sobre pedidos, entregas, envíos, saldos, informes, etc.
Para automatizar el proceso de intercambio de datos, los 3PL y los proveedores de productos suelen integrar EDI en sus sistemas comerciales. Esto permite que los socios comerciales eliminen los pasos intermedios en los que deben ingresar datos manualmente en el sistema contable o comercial. Los mensajes EDI se transmiten instantáneamente y excluyen errores relacionados con el factor humano.
DOCUMENTOS EDI DE 3PL
Los documentos EDI más utilizados por los proveedores de 3PL son los mensajes que se pueden utilizar en el estándar ANSI X12 (si la empresa está en Norteamérica) o en el estándar UN/EDIFACT (que es más común en Europa). Sin embargo, los mensajes en ambos estándares realizan una función similar.
Reporte de Ventas y Pronóstico de Ventas: EDI 852 / EDIFACT – SLSRPT y EDI 830 / EDIFACT- SLSFCT
Los datos de inventario se pueden usar junto con los datos de ventas reales transmitidos en SLSRPT : mensaje de informe de datos de ventas ( EDI 852 Datos de actividad del producto) y SLSFCT : Pronóstico de ventas ( EDI 830 Programación de planificación)
Los datos precisos sobre el inventario y la previsión de ventas permiten a los fabricantes controlar mejor sus necesidades de producción y a los distribuidores mantener el stock necesario de productos, teniendo en cuenta la situación del mercado.
Actualización de inventario: EDI 846 / INVRPT
Uno de los documentos más utilizados para la gestión de inventarios se llama EDI 846 en el estándar ANSI X12 o INVRPT – Informe de inventario en EDIFACT.
El informe de inventario permite a los proveedores controlar su inventario de materiales y productos.
El mensaje contiene información sobre la cantidad de stock, así como datos sobre la recepción y retirada de mercancías durante un período determinado. La información sobre la cantidad del producto y el empaque se puede detallar en diferentes grupos: por lote, ubicación, fecha de caducidad, etc.
Las empresas utilizan este tipo de mensajes para reducir los costes y errores asociados al procesamiento manual. INVRPT o EDI 846 también se utiliza para informar a los socios comerciales sobre la disponibilidad de bienes, sin obligarlos a realizar una compra. Además, el comprador o socio comercial puede solicitar información para obtener datos actualizados sobre los saldos de los productos.
FLUJO DE TRABAJO EDI MÁS COMÚN CON 3PL
La interacción directa entre el proveedor y su 3PL se basa en un conjunto de mensajes estándar EDI ampliamente utilizados en el comercio minorista.
Primero, el proveedor transfiere su nomenclatura (datos maestros) a la empresa de logística mediante el mensaje PRODAT. El mensaje contiene datos básicos que rara vez cambian, para identificar y describir productos. Esta información a largo plazo incluye una descripción técnica y funcional del producto, pero no términos comerciales.
A continuación, los productos se envían al almacén, acompañados del mensaje DESADV – Aviso de envío (o Aviso de envío anticipado (ASN) EDI 856 en caso de que los socios utilicen el estándar ANSI X12).
Este mensaje no acompaña físicamente a la entrega pero se utiliza para informar por adelantado al destinatario del contenido del envío.
Debido al aviso de envío avanzado, la empresa de logística sabrá de antemano que los productos están en camino. Para agilizar y facilitar la recepción se utilizan códigos SSCC y escáneres.
En la siguiente etapa, el almacén envía al proveedor el mensaje RECADV – Aviso de Recepción ( EDI 861 – Aviso de Recepción/Certificado de Aceptación) informando sobre las mercancías entregadas y recibidas.
Cuando la empresa proveedora recibe una solicitud de suministro de mercancías por parte de sus clientes, envía un mensaje Pedido – Compra ( EDI 850 Orden de Compra) al almacén del operador 3PL.
Si EDI se integró por completo con el sistema comercial, la información pasa inmediatamente al sistema de contabilidad de los proveedores 3PL, sin pasar por las comunicaciones desactualizadas, por ejemplo, el correo electrónico, donde la información puede perderse o no llegar a destino.
Una empresa 3PL forma un envío y lo manda a la dirección correcta, notificando a la otra parte mediante DESADV ( EDI 856 ).
Por supuesto, cabe señalar que diferentes proyectos logísticos pueden utilizar otros mensajes EDI más especializados.
¿CÓMO CONTRIBUYE EDI AL ÉXITO DE LAS EMPRESAS 3PL?
Incluso introduciendo un número mínimo de mensajes EDI para trabajar con pedidos, entregas e informes, las partes logran los siguientes beneficios:
- Reducción de la entrada manual y ahorro de tiempo para operadores, gerentes, contadores, trabajadores de almacén, conductores.
- Capacidad para optimizar/reducir personal.
- Reducción de gastos operativos.
- Transferencia rápida de datos y documentos.
- Eliminación de pérdidas y reducción de errores durante la transmisión de datos.
- Reducir las situaciones de conflicto y aumentar la lealtad de los socios.
- Seguridad de la transmisión de datos.
- Aceleración de pagos debido a la pronta recepción de documentos por parte de los clientes.
Las empresas 3PL pueden generar ganancias adicionales significativas al optimizar los procesos comerciales y aumentar la eficiencia del trabajo.
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