El mensaje ANSI X12 EDI 850 es una orden de compra enviada por un cliente a un proveedor que solicita servicios o bienes de manera estandarizada y electrónica. Un mensaje de orden de compra electrónica es uno de los documentos más fundamentales para las transacciones B2B automatizadas que deberían formar parte de un flujo de trabajo EDI (intercambio Electrónico de Datos).
USO DEL MENSAJE ANSI X12 EDI 850
Las organizaciones compradoras utilizan órdenes de compra EDI para ordenar servicios o bienes que se enviarán a un centro de distribución, una tienda o consumidores finales.
El formato EDI 850 es el documento de orden de compra técnica basado en el estándar de mensajes EDI más común de Norte América ANSI X12.
La orden de compra generalmente se crea en el sistema ERP del cliente en un formato de datos específico de ERP. Usando tecnología EDI, este formato interno luego se convierte en el mensaje ANSI X12 EDI 850. Después de la conversión, el mensaje se envía al proveedor, quien crea un pedido correspondiente de bienes o servicios en su sistema ERP.
¿CÓMO SE VE UNA ESTRUCTURA TÍPICA ANSI X12 EDI 850?
La información de una orden de compra se agrupa en los denominados segmentos y elementos como se especifica en el conjunto de transacciones ANSI X12 EDI 850. Un documento de mensaje de orden de compra EDI como ANSI X12 EDI 850 es enviado, recibido y procesado por una solución EDI (ya sea usando software EDI local o usando un servicio en la nube EDI).
Para garantizar un proceso automatizado y fluido, es obligatorio seguir las especificaciones ANSI X12 EDI 850 aceptadas. De lo contrario, esto puede generar errores o incluso impedir que el documento llegue al proveedor.
INFORMACIÓN CLAVE DENTRO DE UN MENSAJE ANSI X12 EDI 850:
- Los artículos pedidos y los costos del mismo.
- Las cantidades ordenadas.
- Información de facturación, como el número y la fecha de la orden de compra.
- Dirección o direcciones a enviar.
- Detalles del proveedor de logística (3PL).
- Instrucciones de envío adicionales.
FLUJO DE TRABAJO EDI PARA PROCESAR MENSAJES ANSI X12 EDI 850
Después de recibir el documento ANSI X12 EDI 850, el proveedor valida el documento con los estándares de especificación ANSI X12 EDI 850 y envía un reconocimiento funcional EDI 997 (tipo de mensaje de estándar ANSI X12). El propósito de un reconocimiento funcional es confirmar la recepción de una orden de compra. Cabe destacar que el 997 se utiliza para confirmar todo mensaje EDI de estándar ANSI X12.
¿CÓMO SE DENOMINA EL DORMATO ANSI X12 EDI 850 EN OTROS ESTÁNDARES EDI?
El estándar ANSI X12 se usa ampliamente en Norteamérica e incluye dos tipos de documentos de órdenes de compra EDI, el 850 (bienes de consumo envasados retail) y el 875 (para alimentos frescos como comestibles).
Dependiendo de la región y la industria, se pueden preferir otros estándares de mensajes EDI, por ejemplo:
EDIFACT es el estándar propuesto por la ONU y es ampliamente utilizado en Europa, así como en la mayor parte de Asia. EDIFACT utiliza un solo documento, documento ORDERS, para cubrir todos los tipos de mensajes de órdenes de compra. TRADACOMS es el estándar todavía ampliamente utilizado en la industria minorista del Reino Unido, donde el mensaje de la orden de compra se llama ORDHDR.
BENEFICIOS USAR EDI Y EL MENSAJE ANSI X12 EDI 850
El uso de EDI ofrece muchos beneficios tanto para el cliente como para el proveedor:
- Evitar los procesos de entrada de datos manual: aumento de la calidad de los datos y reducción de errores.
- Cumplimiento rápido de la entrega: como consecuencia, esto permite procesos de producción y entrega específicos. De esta manera, los clientes y proveedores pueden reducir sus inventarios disponibles y tener la opción de establecer un negocio de Inventario administrado por el proveedor (VMI).
- Toda la transacción B2B se vuelve sin papel y sin gastos administrativos.
- El ahorro de tiempo permite a las empresas centrarse en tareas estratégicas.
BENEFICIOS PARA PROVEEDORES:
- Procesamiento de órdenes de manera más ágil.
- Mejores calificaciones de proveedores debido a menos devoluciones de cargo.
- Reducción de costos debido a un procesamiento de ventas muy eficiente.
BENEFICIOS PARA CLIENTES:
- Realización de pedidos más rápida.
- Reducción de la asignación de capital debido a menores niveles de inventario.
- Reducción de costos debido a compras optimizadas y automatizadas.
ERRORES COMUNES AL USAR MENSAJE ANSI X12 EDI 850
La eficiencia de los flujos de trabajo de EDI de rutina depende de la calidad de los datos involucrados. Los desafíos más comunes son los nuevos registros de datos maestros en el sistema ERP del cliente que no se conocen en el sistema ERP del proveedor y pueden causar errores con el mensaje de orden de compra EDI 850:
- Nuevas direcciones de envío: el cliente utiliza una nueva dirección de envío que aún no se ha agregado al sistema del proveedor.
- Artículos incorrectos: los pedidos del cliente vencieron artículos o los números de artículo ya no están disponibles en el sistema del proveedor.
- Etiquetas de precio diferentes: el cliente envía un precio diferente al acordado con el proveedor.
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