PREGUNTAS FRECUENTES

Intercambio Electrónicos de Datos (EDI) es el intercambio de documentos de negocio de computadora a computadora, tales como órdenes de compra y facturas, en un estándar electrónico entre socios comerciales.  Así como dos hablantes de diferentes idiomas no pueden mantener una conversación, dos sistemas comerciales, cada uno con su propio formato distinto en lugar de un formato común, no pueden intercambiar datos entre sí. Por lo tanto, un formato estándar común es el lenguaje por qué empresas se comunican entre sí a través de sus computadoras. Más info.

Antes de comenzar a implementar un proyecto EDI, asegúrese de que haya un empleado en su empresa que tenga los conocimientos necesarios para hacerse cargo de la gestión de su proyecto EDI. Alternativamente, se puede llamar a un experto externo para el proyecto EDI y la fase de implementación.

El gerente de proyecto de EDI debe tener un buen conocimiento de los procesos internos, así como conocimientos básicos de TI. Como interfaz entre su empresa y el socio de TI que implementa su proyecto EDI, él o ella pueden contribuir de manera óptima a una implementación rápida y sin problemas. Con un gerente de proyectos competente a su lado, puede tomar los siguientes pasos hacia automatización.

Hay dos formas de definir su entrada en un proyecto EDI:

a) En la mayoría de los casos, la solicitud para introducir EDI en la empresa se le realiza de forma externa. Por ejemplo, un proveedor, cliente o hub le ha obligado a manejar los procesos de trabajo de forma digital para garantizar una cooperación futura. En este caso, el proveedor o cliente actúa como un centro que se conecta con muchos socios comerciales a través de EDI.

– Usted, como socio comercial del hub, primero adapta su entorno EDI a las especificaciones de la infraestructura B2B / EDI de su proveedor o cliente (el hub), pero sobre esta base puede incluir más socios comerciales y al mismo tiempo considerar la automatización y digitalización de otros procesos comerciales internos.

b) Usted es el hub, es decir, el iniciador de la automatización de sus procesos comerciales, porque quiere beneficiarse de las ventajas del intercambio electrónico de datos en su empresa. Al implementar B2B / EDI, sigue siendo competitivo al hacer que sus procesos sean más transparentes, seguros y eficientes.

-Usted planifica y diseña su entorno EDI adaptado de manera óptima a sus necesidades y decide con qué procesos y con qué socios comerciales le gustaría introducir EDI/B2B.

Independientemente de cómo surgió la necesidad de implementar una solución EDI / B2B en su empresa, una lista detallada de socios comerciales con los que puede implementar esta solución de manera útil lo ayudará a delimitar el proyecto. Esto se puede establecer simplemente contactando a sus socios comerciales para comprobar su compatibilidad.

El EDI se utiliza en casi todas las industrias principales, como automotriz, aeroespacial, retail, financiero y bienes de consumo empaquetados. El EDI se considera el estándar para el intercambio electrónico de documentos entre empresas.

Hay tres tipos de soluciones EDI: software EDI, oficinas de servicios EDI y EDI basadas en la web. El software EDI  on-premise directamente en una computadora que su empresa posee ofrece el más alto nivel de flexibilidad y control. El software EDI también le permite integrarse con los sistemas empresariales, mejorando así la eficiencia de los procesos comerciales. Los documentos EDI se intercambian directamente entre su software EDI y el software EDI de su socio comercial. Este método de comunicación «punto a punto» permite retrasos mínimos y errores reducidos y un método seguro para la comunicación con socios comerciales. El EDI basado en la web es un proceso interactivo y requiere el ingreso manual de su información EDI. Este método ofrece pocas oportunidades de integración y reduce el control que tiene sobre las operaciones diarias. Dado que los datos con un sistema de EDI basado en la web son interactivos, la personalización del proceso de EDI es muy limitada. Las oficinas de servicio de EDI actúan como contratistas de EDI que realizan sus operaciones de EDI, por lo general utilizan alguna forma de método de pago por uso. Una oficina de servicios de EDI proporciona el menor control sobre sus operaciones diarias y la menor oportunidad para la integración de datos con sus sistemas empresariales.

En la mayoría de los casos, no necesitará experiencia específica; está directamente relacionado con el tipo de solución EDI que elige para su negocio. Las soluciones EDI basadas en Internet (EDI Web) normalmente son «alojadas» por una empresa y usted simplemente accede a ellas a través de un navegador web. Por lo tanto, este es el método más simple de interactuar con un sistema EDI. Si decide implementar el software EDI, sería recomendable pedirle al proveedor de EDI que haya elegido que realice una formación sencilla para sus empleados.

EDI existe desde hace más de treinta años y se considera una tecnología de TI muy madura. Dado que el EDI está tan común en muchas empresas, es muy difícil reemplazarlo por otra tecnología de la noche a la mañana. A medida que ha surgido una nueva tecnología, como Internet, EDI ha tenido que adoptar estas nuevas tecnologías para seguir siendo una herramienta comercial eficiente para la comunicación de documentos entre empresas. EDI seguirá existiendo durante muchos años.

La capacidad de EDI significa el intercambio muy fluido y sencillo de documentos comerciales electrónicos en un formato acordado con sus socios comerciales de EDI. Para ser compatible con EDI, existen dos opciones, ya sea ejecutar una solución de EDI en las instalaciones en un centro de datos propio o de un tercero o comprar la capacidad de EDI como un servicio en la nube de EDI.

Un socio comercial de EDI es simplemente otra empresa con la que intercambia documentos. La mayoría de los fabricantes de equipos originales tendrán una gran red de socios comerciales que a veces se denominan «comunidades comerciales».

Si. La subcontratación de EDI no es diferente a la subcontratación de cualquier otra tarea relacionada con TI para su empresa. Es importante evaluar a las empresas que se especializan en la subcontratación de EDI y asegurarse de que tengan un conjunto de habilidades relevantes en función de su industria. Los servicios administrados de EDI son otro componente de las ofertas de EDI subcontratadas que puede aprovechar para aliviar la carga de sus equipos internos.

En resumen, EDI es tan seguro como los protocolos a través de los cuales se intercambian documentos electrónicos. Hay tres protocolos de este tipo que se consideran los más comunes. Estos son FTP, HTTPS y AS2. Si bien hay varios otros protocolos de comunicación a través de los cuales se puede lograr EDI de manera segura, estos son los que verá que se utilizan con mayor frecuencia.

Un documento EDI no parece un formulario de papel estándar. Se crea y se comunica con las máquinas en mente. Luego, esas máquinas interpretan esos documentos en un formato legible para sistemas backend, como el software ERP.

Casi todos los documentos comerciales  intercambiados entre dos partes por medios convencionales se pueden realizar mediante EDI.

Los que más se intercambian son órdenes de compra, facturas, avisos de envío, informes de inventario, etc.

Hay soluciones disponibles a través de la web que permiten enviar y recibir mensajes EDI. Este tipo de soluciones envían mensajes generados por entradas de datos manuales que se ingresan a través de un portal web amigable, por lo que para estas aplicaciones no requieren ninguna modificación en el ERP. Cabe mencionar que este método de EDI es recomendado para empresas con pocos socios comerciales.