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El mensaje EDIFACT RECADV (RECeiving ADVice) se emplea para notificar la recepción física de los productos solicitados. Además de confirmar la entrega de los productos, el cliente también puede informar sobre cualquier discrepancia que pueda existir con respecto a su pedido original, como variaciones en el tipo de producto, cantidad o embalaje. Esta información permite al proveedor ajustar las futuras facturas correspondientes a este cliente. Este mensaje sigue las pautas de los mensajes EDI UN/EDIFACT y es comúnmente utilizado en el proceso de adquisición electrónica, especialmente en las industrias manufacturera y minorista.
Uso del mensaje EDIFACT RECADV
Un cliente suele emitir un mensaje RECADV a un proveedor después de que se haya completado la entrega de un pedido. Este mensaje RECADV puede referirse a uno o varios pedidos específicos que se mencionaron en mensajes EDIFACT anteriores, como ORDERS, DELFOR o DELJIT. En este mensaje, se proporciona información detallada que revela cualquier diferencia entre lo que se solicitó originalmente y lo que se espera recibir en la entrega.
Estos mensajes RECADV son generados a partir del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) del cliente, en su propio formato de datos ERP, como, por ejemplo, SAP IDoc. Luego, estos datos se transforman en la estructura requerida por el cliente en formato EDI RECADV a través de una solución de intercambio electrónico de datos (EDI) y se envían. Una vez que el proveedor recibe estos mensajes, adquiere conocimiento sobre cualquier discrepancia que el cliente haya comunicado en relación con la entrega.
La estructura EDIFACT RECADV
La composición del mensaje EDIFACT RECADV describe la reacción del cliente ante un pedido previo que fue remitido por el proveedor. Este mensaje puede estar relacionado con uno o varios pedidos o incluso varios lugares de entrega. La comunicación EDI se realiza a través de una solución EDI, que puede ser un servicio en la nube de intercambio electrónico de datos o un programa de software EDI que se utiliza internamente.
Un mensaje EDIFACT RECADV típico incluye:
- Números de referencia de compra y de otros pedidos específicos
- Detalles de lote y embalaje
- Número de referencia del artículo o mercancía
- Cantidades pedidas, entregadas y desviaciones de cantidad
Tratamiento del mensaje EDIFACT RECADV
Cuando un proveedor recibe un mensaje RECADV de su cliente, adquiere la capacidad de detectar discrepancias entre lo solicitado y lo entregado, así como identificar posibles daños en la mercancía durante el transporte. Con esta información, el proveedor puede coordinar la entrega de mercancía o productos de reemplazo al cliente y proceder a generar y enviar las facturas definitivas.
Ejemplo de EDIFACT RECADV en el flujo de trabajo EDI
Dentro del intercambio electrónico de datos (EDI), se intercambian diversos tipos de documentos entre un cliente y un proveedor, y generalmente siguen un conjunto específico de pasos, que varían según la industria en la que operen. A continuación, se presenta un ejemplo de este flujo en el sector minorista y se indica dónde se encuentra el documento RECADV en esta secuencia.
¿Cuáles son los equivalentes de EDIFACT RECADV en otros formatos estándar de EDI?
Si estuviera enviando mensajes ANSI X12, el fichero equivalente al RECADV sería el mensaje EDI 861 Receiving Advice. Dentro de ODETTE, una norma europea, el cliente enviaría un mensaje STOACT Stock Activity’s.
Ventajas del mensaje EDIFACT RECADV
Ventajas específicas para los clientes
- Respuesta rápida y automatizada del cliente al proveedor en relación con su entrega
- Todos los datos de entrega incorrectos pueden ser notificados
- Información sobre los niveles actuales de existencias y el itinerario
Ventajas específicas para los proveedores
- El proveedor recibe confirmación de que se ha suministrado al cliente exactamente lo que solicitó
- Se puede detallar cualquier discrepancia, daño o detalle de embalaje
- Las facturas se pueden actualizar en función de estos detalles y se pueden solicitar los valores monetarios correctos.
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