El mensaje EDIFACT ORDRSP (purchase Order Response) es un mensaje enviado de un vendedor a un comprador, en respuesta a un mensaje de pedido de compra (ORDERS) o de solicitud de cambio de pedido de compra (ORDCHG) enviado previamente. Sigue la norma de mensajes EDI UN/EDIFACT y es un tipo de mensaje crucial para el proceso de compra electrónica de las industrias minorista y manufacturera.
Uso del mensaje ORDRSP de EDIFACT
El vendedor envía un mensaje ORDRSP para acusar recibo del fichero de PEDIDO y la comprensión de su contenido. Cuando se genera, este mensaje de respuesta de pedido podría confirmar que el vendedor puede suministrar todos los artículos requeridos en el pedido, proponer modificaciones o alteraciones a una o más solicitudes individuales, o destacar alguna (o todas) las piezas que no se pueden suministrar, junto con las razones. El ORDRSP podría referirse a uno o varios pedidos independientes; sin embargo, se podría responder a un único pedido mediante varios mensajes de respuesta si la práctica empresarial así lo requiere.
Normalmente, estos mensajes se generan a través de un sistema ERP del vendedor y se exportan a un formato de datos interno del ERP, por ejemplo, un SAP IDoc. A continuación, los datos se convierten desde este formato interno a la estructura EDI ORDRSP particular del cliente a través de su solución EDI. Una vez recibidos por el cliente, éste podrá ver la información y le servirá de ayuda en su planificación y programación.
La estructura EDIFACT ORDRSP
El mensaje ORDRSP de EDIFACT puede contener una amplia gama de información y tener un aspecto muy diferente en distintos escenarios. Desde la aceptación de un pedido completo sin modificaciones hasta un mensaje ORDRSP que modifique la cantidad y la fecha específicas de cada artículo, el contenido puede ser muy diferente.
Un mensaje ORDRSP EDIFACT típico incluye:
- Código de función del mensaje, que indica la aceptación, la aceptación parcial o el rechazo
- Números y códigos de pedido
- Fechas de entrega previstas
- Detalles específicos relativos a los artículos o bienes que no pueden suministrarse en su totalidad, y las modificaciones propuestas
- Motivos del rechazo
- Información sobre el transporte y el modelo de entrega
Procesamiento del mensaje EDIFACT ORDRSP
Cuando el comprador potencial recibe un mensaje ORDRSP, que a su vez se ha generado a partir de una solicitud ORDERS previamente creada, su sistema EDI verificaría el contenido del archivo comparándolo con su especificación EDIFACT ORDRSP y actualizaría su sistema ERP con los detalles del pedido aceptados o modificados. A continuación, podría generar y enviar un acuse de recibo funcional, confirmando la recepción del mensaje EDI.
Ejemplo de EDIFACT ORDRSP en el flujo de trabajo EDI
Dentro del EDI, los mensajes se intercambian entre los interlocutores comerciales en una secuencia típica de archivos, dependiendo del sector específico en el que trabajen. El siguiente ejemplo muestra un flujo de trabajo estándar en el sector minorista, destacando cuándo se generaría y enviaría el ORDRSP y otros mensajes estándar.
¿Cuáles son los equivalentes de ORDRSP de EDIFACT en otros formatos estándar de EDI?
En el formato ANSI X12, ampliamente utilizado en Norteamérica, se enviaría un 855 Purchase Order Acknowledgement en lugar de un ORDRSP. Si la empresa utiliza TRADACOMS como formato, tendría que enviar un ACKHDR, un mensaje de acuse de recibo.
Ventajas del mensaje ORDRSP de EDIFACT
El uso de mensajes EDI ORDRSP tiene múltiples ventajas:
- Confirmación o rechazo instantáneo de pedidos enviados previamente
- Se evita la introducción manual de datos, lo que ahorra tiempo y gastos generales.
- Los datos se pueden recibir automáticamente, lo que ayuda a todos los pedidos futuros y a la programación de la entrega
Ventajas específicas para los clientes
- Recepción instantánea de los pedidos solicitados
- Reducción de las devoluciones, gracias a un menor número de entregas incorrectas
- Información instantánea sobre las fechas y horas de entrega solicitadas
Ventajas específicas para los proveedores
- Posibilidad de proponer modificaciones en los pedidos
- Información sobre la entrega total o parcial de uno o varios pedidos
- Mejor valoración de los proveedores gracias a un menor número de errores
- Reducción de costes gracias a un comercio más eficiente
Benefíciese de la estabilidad de las respuestas de pedidos EDIFACT
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