El mensaje ANSI X12 EDI 830 es una representación electrónica de la planificación enviada por un cliente a un proveedor. Sigue las normas de mensajes ANSI X12EDI y es un documento esencial para los procesos de compra electrónica en la industria manufacturera o automotriz.
El uso del mensaje ANSI X12 EDI 830
Las empresas manufactureras utilizan el formato EDI 830 para comunicar demandas futuras a sus proveedores a través de EDI. El mensaje representa una previsión que consta de múltiples segmentos que contienen datos e información sobre la cantidad de los materiales solicitados.
Además, un mensaje ANSI X12 EDI 830 se puede utilizar para autorizar al proveedor a comprometerse con los materiales y también se puede utilizar para comunicar cierta información de liberación de pedidos.
Normalmente, las previsiones se preparan en el sistema ERP mediante una rutina de planificación (disposición) y se exportan desde allí a un formato de datos específico del ERP. Con un software EDI, este formato se convierte en mensajes ANSI X12 EDI 830 y se envía a los proveedores. Una vez recibido por el proveedor, el mensaje ANSI 830 creará o actualizará los calendarios de planificación e incluirá información sobre posibles liberaciones de pedidos. Con ello se especifica que un nuevo mensaje ANSI X12 EDI 830 siempre sustituirá a la planificación del mensaje de planificación anterior.
¿Cómo es una estructura típica ANSI X12 EDI 830?
Los programas de planificación constan de los denominados segmentos y elementos especificados en el conjunto de transacciones ANSI X12 EDI 830. Un documento de mensaje de planificación EDI como ANSI X12 EDI 830 es enviado, recibido y procesado por una solución EDI (ya sea utilizando un software EDI en las instalaciones o haciendo uso de un servicio EDI en la nube). Para garantizar un proceso automatizado y sin problemas, es obligatorio seguir las normas ANSI X12 EDI 830 aceptadas, ya que de lo contrario pueden producirse errores o incluso impedir que el documento llegue nunca al proveedor.
Un mensaje EDI 830 ANSI X12 típico incluye:
- Información relativa a las piezas que se piden (Nº de material, Descripción del material)
- Varias líneas que especifican las fechas y cantidades de las entregas (¿Qué se entrega cuándo?)
- Número de contrato/pedido de compra
- Material y/o autorizaciones de fabricación
- Dirección de envío (dirección de la planta y del muelle/puerta)
Tratamiento del mensaje ANSI X12 EDI 830
El mensaje ANSI X12 EDI 830 se crea por parte del fabricante y se envía al proveedor. Al recibir el mensaje EDI, el sistema receptor del proveedor validará el documento con las especificaciones ANSI X12 EDI 830 y enviará un acuse de recibo funcional (tipo de mensaje ANSI X12 997). El objetivo de un acuse de recibo funcional es confirmar la recepción de una planificación.
Mensaje ANSI X12 EDI 830 vs EDI 862
Tras la recepción de un mensaje EDI 830, el proveedor puede recibir un mensaje ANSI X12 EDI 862, que es un complemento de los mensajes ANSI X12 EDI 830 y especifica las futuras demandas con más detalle. Si el proveedor va a enviar la mercancía al fabricante, utilizará el mensaje ANSI X12 EDI 856.
Flujo de trabajo EDI para el procesamiento del mensaje ANSI X12 EDI 830
En general, los documentos que se intercambian entre interlocutores comerciales EDI siguen una secuencia típica de procesos empresariales, que depende del tipo de industria. La siguiente tabla muestra la función de un mensaje ANSI X12 EDI estándar 830 y qué otros tipos de mensajes se utilizan en un escenario de fabricación:
¿Cómo se denomina el formato ANSI X12 EDI 830 en otras normas de mensajes EDI?
La norma ANSI X12 es muy común en la región NAFTA. Por el contrario, los tipos de mensaje EDIFACT y VDA se utilizan en las regiones de la UE o de ASIAN. En estas regiones, las normas EDIFACT son más comunes. El mensaje EDIFACT DELFOR (DELivery FORecast) se utiliza sobre todo para intercambiar información sobre el plan de entregas. Los mensajes VDA se utilizan sobre todo en la industria del automóvil. En este caso, VDA 4984 y VDA 4905 son representaciones de mensajes de órdenes de entrega que sirven para un propósito similar.
Ventajas de utilizar EDI y el mensaje ANSI X12 EDI 830
El intercambio de documentos de planificación a través de ANSI X12 EDI 830 presenta las siguientes ventajas tanto para el cliente como para el proveedor:
- Reduce la carga de trabajo de los empleados al no tener que teclear los datos manualmente
- Prevención de errores ya que los datos son generados automáticamente por el sistema sin interacción humana.
- Todo el intercambio de datos se realiza sin papel, lo que reduce los gastos administrativos.
- El ahorro de tiempo permite a las empresas centrarse mejor en tareas estratégicas
Ventajas específicas para los proveedores
- La planificación de las entregas es más rápida y menos propensa a errores.
- Se evitan las entregas erróneas o no realizadas debido a errores humanos, lo que se traduce en una mejor valoración del proveedor.
- La integración automática de la planificación de entregas ahorra tiempo y reduce costes.
Ventajas específicas para los clientes
- Es necesaria una menor interacción con el proveedor, ya que se evitan los errores tipográficos.
- La actualización de la planificación se puede comunicar más rápidamente, por lo que es menos probable que se produzcan situaciones de falta de existencias o exceso de entregas.
Errores típicos al utilizar el mensaje ANSI X12 EDI 830
Los problemas típicos que aparecen con el intercambio de planificaciones tienen su origen en el intercambio de datos maestros erróneos o desconocidos. Siempre que se transmitan datos dentro de un mensaje ANSI X12 EDI 830 que no se conozcan en el sistema ERP del proveedor, se producirá un problema que requerirá una introducción manual:
- Se planea solicitar nuevas piezas cuya identificación no se mantiene en el sistema.
- Se introducen nuevos códigos de muelle/puerta por parte del cliente pero no se han introducido en el ERP del proveedor.
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