Un mensaje ANSI X12 EDI 820 (Orden de Pago) informa a un proveedor, hacia el final de un flujo de trabajo EDI, de la cuantía de la compensación que se transferirá por los bienes o servicios entregados o de que la transferencia acaba de producirse. El EDI 820 facilita el pago porque es un requisito previo para pagar varias facturas con una sola transferencia de dinero.
El EDI 820 es un pago o lo que se denomina un aviso de remesa que forma parte de un flujo de trabajo de intercambio electrónico de datos y que a veces se ve como la representación de una EFT (Transferencia Electrónica de Fondos) cuando se utiliza EDI. EFT se refiere a la Ley de Transferencia Electrónica de Fondos en los Estados Unidos y especifica las responsabilidades y derechos del banco y del consumidor para la transferencia electrónica de fondos del consumidor. Por tanto, una EFT no es exactamente lo mismo que un EDI 820.
El mensaje EDI 820 es una respuesta opcional a los mensajes de factura EDI 810.
Utilización del mensaje EDI 820 ANSI X12
El proveedor crea primero un mensaje de factura EDI o varios mensajes de factura para el cliente respectivo, con ANSI X12, esto se hace a través de un mensaje EDI 810.
El cliente suele utilizar un mensaje EDI 820 a cambio si se pagan varias facturas en una sola transferencia. El proveedor puede utilizar la información del mensaje EDI 820 ANSI X12 para conectar las facturas liquidadas por la transferencia.
El uso de un mensaje EDI 820 es opcional y no es tan común como algunos de los tipos de documentos más obligatorios en un flujo de trabajo EDI. Los clientes más grandes y sus proveedores hacen un mayor uso de los mensajes EDI 820.
Estructura y ejemplo de ANSI X12 EDI 820
Los mensajes de Orden de Pago contienen información relevante para el pago y hacen referencia a diferentes procesos empresariales y a las operaciones financieras correspondientes.
Las Órdenes de Pago EDI 820 siguen una estructura establecida de segmentos y elementos definidos por la norma ANSI X12. El sistema ERP del cliente crearía el mensaje conteniendo toda la información necesaria del paquete de facturas, por ejemplo en SAP IDoc, traduciéndolo después al EDI 820. La solución EDI que realiza la conversión puede ser un servicio EDI en la nube o un software EDI de uso interno.
Un mensaje típico ANSI X12 EDI 820 contiene:
- Información sobre el cliente y el proveedor
- Detalles de facturas anteriores, como los números de factura y los importes
- Motivos de reducción aplicados a descuentos y recargos
- Parciales o pendientes de transferencias, etc.
Procesamiento del mensaje ANSI X12 EDI 820
Una vez que el cliente ha recibido un mensaje de factura EDI 810, su sistema EDI comprobará la carga útil con los datos disponibles. Si este mensaje es sintácticamente correcto, el sistema ERP podrá añadir nueva información. A continuación, puede enviarse un acuse de recibo funcional EDI 997 para confirmar que el mensaje se ha recibido y aceptado técnicamente. En caso de que se agrupen varias facturas en una sola transferencia, puede enviarse posteriormente una orden de pago al proveedor.
En un flujo de trabajo de Retail, el papel de un mensaje ANSI X12 EDI 820 aparece hacia el final de la secuencia de intercambio:
En un flujo de trabajo de automoción, la función de un mensaje ANSI X12 EDI 820 aparece al final de la secuencia de intercambio:
¿Qué es comparable a ANSI X12 EDI 820 en otros formatos estándar de EDI?
ANSI X12 en Norteamérica utiliza la Orden de Pago 820. TRADACOMS es una norma de comercio minorista del Reino Unido, y su equivalente se denomina SRMHDR. UN/EDIFACT en Europa y Asia utiliza REMADV para el mismo fin.
Ventajas del mensaje ANSI X12 EDI 820
La transmisión de datos de pago ofrece varias ventajas:
- Automatización de las previsiones financieras
- Ejecución de pagos por lotes con un gran número de entregas
- EDI 820 permite a proveedores y clientes predecir mejor y gestionar sus flujos de caja y sus finanzas porque su sistema ERP ya dispone de información sobre la liquidación de las facturas pendientes antes de que ésta llegue a sus cuentas
- Menos errores
- Facturas sin papel
- Los datos de pago aceleran todo el proceso contable
Ventajas de EDI 820 para el cliente
- Permite cobrar varias facturas y liquidarlas con un solo pago
- Reducción de costes gracias a una liquidación optimizada y automatizada
Ventajas de EDI 820 para el proveedor
- Predecir la recepción de pagos para planificar y controlar mejor la situación financiera
- Detectar errores de pago de forma temprana y automática
- Flujo de caja más estable
- Mejor valoración de los proveedores
Errores típicos al utilizar el mensaje ANSI X12 EDI 820
Los datos maestros erróneos o inexistentes son una fuente de problemas y el mensaje EDI 820 puede no ser aceptado:
- Se aplican descuentos sin acuerdo previo
- Los números de factura no coinciden en el sistema ERP del proveedor
Integre EDI 820 en su empresa
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