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El mensaje EDIFACT CONTRL (CONTRoL) actúa como acuse de recibo tanto técnico como funcional de cualquier mensaje EDIFACT intercambiado entre clientes y proveedores. Cuando se envía como respuesta técnica, indica la recepción del mensaje junto con su aceptación. También puede indicar la aprobación o el rechazo del intercambio enviado previamente y una lista detallada de errores como respuesta funcional. Siguen el estándar de mensajes EDI UN/EDIFACT. Aunque los mensajes CONTRL no siempre son obligatorios, son un tipo de mensaje vital para el proceso de compra electrónica en las industrias manufactureras.
Uso del mensaje EDIFACT CONTRL
Existen dos estilos diferentes de mensaje EDIFACT CONTRL. Como respuesta técnica o como respuesta funcional.
Un acuse de recibo técnico informa al destinatario de que se ha recibido el intercambio anterior, si ha sido aceptado, y hace referencia al tipo de mensaje y al ID. Suelen ser mucho más sencillos que los acuses de recibo funcionales, más detallados. Un acuse de recibo funcional indica la misma información que el acuse de recibo técnico, pero también puede informar sobre errores sintácticos y desglosar la aceptación o el rechazo de cada parte específica del mensaje anterior.
La estructura EDIFACT CONTRL
Un mensaje EDIFACT CONTRL se envía en respuesta a un mensaje EDIFACT recibido como confirmación de recepción. Estos mensajes pueden tener un tamaño mínimo, a veces tan sólo tres líneas de código cuando se envía una confirmación positiva. Una vez que un sistema ERP recibe un mensaje CONTRL, los detalles que contiene se pueden cruzar para mostrar el mensaje de salida exacto al que se refiere.
Un mensaje EDIFACT CONTRL típico incluye:
- Encabezado del mensaje
- Detalles que indican con precisión a qué mensaje recibido previamente se refiere este acuse de recibo
- El código de aceptación o rechazo, tanto a nivel de Intercambio como de Mensaje
- Si se envía un rechazo, detalles de por qué este mensaje (o parte del mensaje) ha sido rechazado.
Procesamiento del mensaje EDIFACT CONTRL
Una vez recibido un mensaje EDIFACT CONTRL, el sistema EDI comprobará los datos contenidos en el mensaje para determinar a qué intercambio enviado previamente se refiere. Si ha sido aceptado, el cliente sabe que el contenido y la sintaxis del mensaje son correctos y se han entendido. Si hay algún rechazo, se pueden obtener detalles específicos para ayudar al cliente a corregir y reenviar estos datos en futuros intercambios.
Ejemplo de EDIFACT CONTRL en el flujo de trabajo EDI
Se puede enviar un mensaje EDIFACT CONTRL en respuesta a cualquier mensaje EDIFACT recibido, para mostrar si ha sido aceptado, rechazado o parcialmente rechazado. Dependiendo del sector y de la directriz EDI en vigor, puede que la empresa sólo requiera mensajes CONTRL para algunos mensajes EDIFACT y no para todos. Por lo tanto, no existe un ejemplo típico de CONTRL como ocurre con otros mensajes EDIFACT.
¿Cuáles son los equivalentes de EDIFACT CONTRL en otros formatos estándar EDI?
Los mensajes VDA se siguen utilizando habitualmente en la industria automovilística. El mensaje VDA APERAK (Application Error and Acknowledgement message), tanto el 4937 como el 4938, se utiliza para acusar recibo de un mensaje y destacar cualquier problema. La norma ANSI X12 está muy extendida en la región NAFTA; para esta norma, se enviaría un acuse de recibo 997.
Ventajas del mensaje EDIFACT CONTRL
El uso de mensajes EDIFACT CONTRL puede reportar muchas ventajas:
- Una pista de auditoría automática, el usuario sabrá al instante si un mensaje ya enviado ha sido aceptado y recibido por su cliente
- Mayor fiabilidad de la cadena de suministro
- Opciones mucho mejores para la resolución de problemas
- Si se han rechazado partes del mensaje, estos detalles se muestran al usuario junto con los motivos del rechazo.
- Si sólo se rechaza una parte de un intercambio, la información aceptada puede seguir utilizándose y procesándose, lo que también puede notificarse al cliente.
- Los motivos del rechazo pueden importarse a un sistema ERP y compararse con el mensaje enviado anteriormente.
Errores típicos al utilizar el mensaje EDIFACT CONTRL
- El acuse de recibo se genera al recibir un mensaje válido o no válido. Este es el escenario de una alerta errónea.
- Si el cliente nunca recibió un mensaje, no se pudo crear ningún acuse de recibo. Para un escenario de este tipo, considere la posibilidad de monitorizar y alertar de los no-eventos.
Garantizar el uso estable de los ficheros de acuse de recibo EDIFACT CONTRL
Las soluciones B2B/EDI de BTOB CONSULTORES son líderes en estabilidad y fiabilidad. Para operar de forma muy fiable seguimos recomendando los ficheros de Acuse de Recibo de Control para agilizar la resolución de problemas y reducir la tasa de errores en el intercambio de información con interlocutores EDI externos fuera de su control operativo.
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