EDIFACT INVOIC es una factura electrónica intercambiada entre los proveedores y sus clientes. El mensaje INVOIC se basa en la norma UN/EDIFACT y se utiliza en muchos sectores diferentes, por ejemplo, el sector automotriz o el sector minorista.
Uso del mensaje EDIFACT INVOIC
Los interlocutores pueden utilizar el mensaje EDIFACT INVOIC para intercambiar información de facturación de forma automática y alinear directamente las facturas con los pedidos correspondientes. El mensaje EDIFACT INVOIC consta de segmentos que contienen información de facturación sobre los materiales/servicios comercializados e información sobre el remitente y el destinatario. De este modo, el mensaje INVOIC sustituye a una factura en papel cuando los interlocutores se comunican a través de EDI (Intercambio Electrónico de Datos).
¿Cómo es una estructura típica de EDIFACT D96A INVOIC?
Un mensaje de factura INVOIC D96A es un mensaje estándar que reclama el pago de bienes o servicios suministrados en las condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador. La versión D96A es la más destacada y suele abreviarse como INVOIC D96A. Data de 1996 y era la versión A con la versión D.
La directriz EDIFACT INVOIC especifica los segmentos y elementos necesarios para un mensaje INVOIC D96A correcto y completo. Las soluciones EDI pueden ser un servicio EDI en la nube o una solución de software local, que envían, reciben o procesan todo tipo de mensajes EDI, como el mensaje de factura. Para asegurarse de que la factura electrónica contiene toda la información obligatoria y acordada, tendría que seguir la norma EDI mutuamente acordada.
Un mensaje EDIFACT INVOIC D96A típico incluye:
- Número de factura
- Fecha de la factura
- Referencia de envío (Fecha de envío de cada artículo)
- Condiciones de pago
- Detalles y gastos específicos del artículo
- Recargos/descuentos
Procesamiento del mensaje EDIFACT INVOIC
Normalmente, el proveedor crea un mensaje de factura y lo envía al cliente. El sistema del cliente que recibe el mensaje lo compara con la especificación EDIFACT INVOIC y puede devolver un acuse de recibo funcional tras la recepción. El proveedor recibe entonces una confirmación de que ha recibido el mensaje de factura. A continuación, los datos de la factura pueden añadirse al sistema ERP del cliente para crear el nuevo registro de facturas.
Mensaje EDIFACT INVOIC y REMADV
Basándose en la definición de los procesos financieros, se puede enviar un mensaje EDIFACT REMADV como documento de seguimiento EDIFACT INVOIC desde el cliente (comprador) al proveedor (beneficiario). El mensaje REMADV o Aviso de Remesa contiene instrucciones adicionales relativas al pago. Esta información ayuda a los proveedores a conciliar los pagos que reciben con las facturas que han emitido.
Flujo de trabajo EDI para el procesamiento del mensaje EDIFACT INVOIC
En general, los documentos intercambiados entre interlocutores comerciales EDI siguen una secuencia típica de procesos de negocio, dependiendo del tipo de industria. Los siguientes diagramas muestran flujos de trabajo EDI típicos y destacan exactamente cómo se utiliza la factura, junto con otros tipos de mensajes EDI.
¿Cómo se denomina el formato EDIFACT INVOIC en otras normas de mensajes EDI?
La norma ANSI X12 es una norma EDI muy utilizada en la región NAFTA. Los mensajes EDIFACT y VDA son más comunes en otras zonas como la Unión Europea o Asia. Para intercambiar información sobre facturas, también puede utilizar la norma ANSI X12 EDI 810. Para transferir datos de facturas en la industria del automóvil, también se utilizan las normas VDA4906 y VDA4938.
Ventajas de utilizar EDI y el mensaje EDIFACT INVOIC
El intercambio de información sobre facturas a través de EDIFACT INVOIC tiene muchas ventajas tanto para el cliente como para el proveedor:
- Reduce mucho la carga de trabajo de los empleados, ya que no hay que proporcionar los datos a mano
- Evita errores ya que los datos son generados automáticamente por el sistema y no por interacción humana
- El mensaje de factura EDI se presenta directamente como una representación electrónica y de esta forma se puede archivar rápida y fácilmente
- Las facturas se envían y entregan al instante
- Los protocolos EDI seguros (OFTP2, SFTP, AS2 o a través de VAN) protegen la confidencialidad en tránsito
Ventajas específicas para proveedores y beneficiarios
- Transparencia y una visión completa de todas las facturas, tanto enviadas como recibidas
- Confirmación de recepción de la información de facturación
Ventajas específicas para los clientes/pagadores
- Los datos de las facturas están disponibles rápidamente sin necesidad de añadirlos manualmente, lo que reduce los errores de introducción.
- Visión transparente de los envíos pendientes de pago
Problemas potenciales con el mensaje EDIFACT INVOIC
El problema más común cuando se intercambian mensajes de factura es que los datos son incorrectos o faltan. Los datos transmitidos dentro de un mensaje EDIFACT INVOIC actualmente no reconocidos por el sistema ERP del cliente, pueden causar un error. Busque:
- Las piezas, relativas a la entrega o al pedido, no están en el sistema (referencia errónea o faltante)
- Los precios o las unidades de precio no están disponibles
- El número de referencia del beneficiario o pagador falta o es incorrecto
Automatice el mensaje de factura INVOIC con modelos operativos flexibles
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