Un mensaje ANSI X12 EDI 860 se utiliza para actualizar y modificar un mensaje EDI 850 enviado previamente. Si es necesario modificar pedidos de compra anteriores, se genera el mensaje EDI 860 Purchase order change, que hace referencia al número de pedido de compra anterior y detalla los cambios necesarios. Este mensaje sigue la norma de mensajes EDI ANSI X12 y se utiliza junto con los mensajes EDI 850.
Utilización del mensaje ANSI X12 EDI 860
La organización compradora crearía primero una orden de compra EDI 850 para realizar el pedido inicial a su proveedor. A continuación, el mensaje EDI 860 puede utilizarse para modificar o cancelar uno o varios artículos/mercancías de un pedido enviado previamente. También pueden referirse a uno o varios plazos de entrega diferentes. También se utilizan para actualizar al proveedor con detalles previamente desconocidos específicos del pedido, como detalles de aduanas, transporte y entrega.
El proveedor entonces puede responder con un acuse de recibo de pedido ANSI X12 EDI 855. En él, puede confirmar la recepción del EDI 860 o solicitar cambios.
El mensaje EDI 860 está muy extendido en los sectores CPG y minorista. Debido a las consideraciones sobre los alimentos frescos, el comercio minorista de comestibles tiene su propio mensaje de cambio de orden de compra activado por el comprador, el EDI 876.
Estructura y ejemplo de ANSI X12 EDI 860
Los mensajes de cambio de pedido siguen una estructura de segmentos y elementos específica de la norma ANSI X12. El propio sistema ERP interno del comprador crearía un mensaje que contuviera toda la información necesaria sobre el cambio de pedido, como un SAP IDoc relacionado con un EDI 860, que luego se traduciría de acuerdo con el documento de asignación EDI 860 a través de la solución EDI existente. La respuesta es un software EDI para uso interno o un servicio EDI en la nube.
Un mensaje típico ANSI X12 EDI 860 contiene:
- Información del comprador y del vendedor
- Detalles de la orden de compra anterior
- Detalles del material solicitado, con las cantidades y fechas requeridas
- Detalles sobre si los detalles de material solicitados deben añadirse, eliminarse o modificarse
- Detalles de la entrega, cuándo y dónde
Procesamiento del mensaje ANSI X12 EDI 860
Una vez que el proveedor ha recibido un mensaje EDI 860, su solución EDI comprobará el contenido comparándolo con su especificación EDI 860. Supongamos que este mensaje sigue la especificación EDI 860 y, en ese caso, su sistema EPR podrá actualizar los detalles del pedido previamente almacenados con esta nueva información, utilizando el número de pedido suministrado. A continuación, puede enviarse un mensaje de acuse de recibo EDI 997 para confirmar que el mensaje ha llegado y ha sido aceptado.
La figura siguiente muestra la función de un mensaje ANSI X12 EDI 860 y qué otros tipos de mensaje se utilizan en un escenario minorista:
¿Cuáles son los equivalentes de ANSI X12 EDI 860 en otros formatos estándar de EDI?
EDIFACT está muy extendido en Europa y la mayor parte de Asia, y es la norma actual definida por la ONU. UN/EDIFACT utiliza un único documento ORDCHG para cubrir todos los tipos de cambios en los pedidos de compra. TRADACOMS se ha utilizado a menudo en el sector minorista de bienes de consumo del Reino Unido: Con TRADCOMS, el ORDHDR sirve tanto para el pedido inicial como para cualquier cambio de pedido posterior, si es necesario.
Errores típicos al utilizar el mensaje ANSI X12 EDI 860
El uso de EDI adolece de datos maestros desconocidos o erróneos. Las referencias que el proveedor no puede interpretar correctamente dan lugar a EDI 860 que no son aceptados. Por ejemplo
Las mercancías solicitadas pueden no estar disponibles en el sistema ERP del proveedor, o bajo otro código
El proveedor desconoce códigos de ubicación específicos, como puerta, almacén o muelle.
Ventajas del mensaje ANSI X12 EDI 860
Actualizar los datos de un pedido de compra con EDI permite obtener muchas ventajas:
- Los mensajes de datos electrónicos y la actualización de pedidos con plazos críticos
- Acelerar todo el proceso de pedido y ajuste
- Menor carga de trabajo manualautomatizando los posibles cambios en los pedidos.
- Menor riesgo de error al evitar la interacción humana.
- Menos residuos debido a los flujos de mensajes
- Se elimina el papel
Ventajas específicas para los clientes
- La actualización de los calendarios de planificación es más rápida, por lo que las situaciones de falta de existencias o exceso de entregas son mucho menos frecuentes.
- Reducción de costes gracias a la automatización de tareas que antes eran manuales.
Ventajas específicas para los proveedores
- La planificación de las entregas puede realizarse mucho más rápido y con menos errores
- Se evitan las entregas incorrectas
- Aumento de la valoración de los proveedores gracias a un proceso más fluido y fiable.
Automatizar las órdenes de compra iniciales y los cambios en las órdenes de compra
Operar EDI puede ser complicado y consumir mucho tiempo, mientras que los procesos EDI deben ser flexibles, ejecutarse de forma estable y rentable para automatizar el proceso de compra. La Plataforma BIS de BTOB Consultores proporciona precisamente esto como un Servicio EDI en la Nube Totalmente Gestionado en la Nube de BTOB o en un entorno de nube pública (por ejemplo, Google, Azure, AWS, etc.) o como una solución de software local.
Las Nubes EDI Totalmente Gestionadas proporcionan tecnología EDI y la experiencia necesaria responsable del funcionamiento de su solución EDI. BTOB Consultores, cuenta con el equipo de expertos que se encarga de la gestión continua de su solución EDI, para que no tenga que preocuparse por los errores EDI y las devoluciones de cargo.
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