EDI 812

¿Qué es un EDI 812?

EDI 812, también conocido como ajuste de crédito/débito, es un conjunto de transacciones EDI utilizado por los compradores para reflejar los ajustes realizados como parte de un pago en particular. Este documento electrónico reemplaza la necesidad de notas de crédito o débito en papel y se puede utilizar para ayudar a conciliar los pagos con las facturas.

Los documentos EDI 812 siguen el formato x12 establecido por el American Nacional Stand Ards Institute (ANSI), una organización sin ánimo de lucro que regula los formatos EDI en Estados Unidos.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos EDI?

Los pagos EDI son más rápidos y eficientes que los métodos de pago en papel porque se pueden procesar electrónica y automáticamente sin intervención manual, para facilitar transacciones electrónicas fluidas y seguras en diversas industrias incluyen:

1. Procesamiento de pagos optimizado: los pagos EDI automatizan el intercambio de información de pago, incluida la información de pago de beneficios EDI, eliminando las tareas manuales. Este proceso simplificado acelera los ciclos de pago, mejora la eficiencia operativa y reduce la probabilidad de errores.
2. Seguridad mejorada: Al transmitir datos en un formato electrónico estandarizado, los pagos EDI reducen significativamente el riesgo de violaciones de datos y fraude en comparación con los métodos basados en papel. Los sólidos mecanismos de encriptación y autenticación protegen la información confidencial durante todo el proceso de transmisión.
3. Mayor precisión: La introducción manual de datos es propensa a errores, lo que provoca discrepancias y retrasos en los pagos. Con los pagos EDI, la precisión de los datos mejora significativamente, lo que garantiza que los detalles del pago se transmitan y reciban correctamente en todo momento.
4. Eficiencia en el ahorro de costes: La utilización de pagos EDI puede generar ahorros de costos sustanciales. Al eliminar la necesidad de papel, impresión y franqueo, las empresas pueden reducir los gastos generales asociados con los métodos de pago tradicionales. Además, el procesamiento de pagos EDI reduce la necesidad de intervención humana, lo que libera recursos para iniciativas estratégicas y crecimiento empresarial.

¿Cuáles son los componentes esenciales de EDI 812?

Debido a que EDI 812 se puede hacer coincidir con un documento 810 adjunto, puede incluir la factura original o el número de transacción del pedido. Otros detalles clave sobre la transacción EDI 812 incluyen:

• El monto total del ajuste solicitado
• Cantidades y descripciones de los artículos, incluidos SKU o UPC
• Códigos de contracargo para delinear el motivo de la solicitud

¿Cómo se utiliza EDI 812?

No importa cuán optimizada esté su cadena de suministro, los errores ocurren. Ya sea que se trate de un error de precios, un daño inesperado en el producto o un problema con el tipo o la cantidad del producto, estas situaciones a menudo resultan en ajustes en el pago que se produce en la factura.

En algunos casos, un minorista también puede utilizar este documento para transmitir también los descuentos acordados en la factura.

Los compradores pueden usar EDI 812 para solicitar un crédito a un vendedor si no recibieron los productos correctos en cantidad o tipo, o para los productos que devuelven. Los compradores también pueden solicitar un crédito a sus proveedores cuando los artículos llegan dañados o defectuosos. Además, EDI 812 puede ser utilizado por cualquier parte para rectificar errores de precios en la factura EDI 810.

Los ajustes de crédito/débito EDI 812 solo se utilizan para ajustes financieros. No autorizan devoluciones de productos; para ello, las empresas deben utilizar en su lugar la autorización/notificación de mercancías EDI 180.

En respuesta a un EDI 812, un socio comercial generalmente enviará un reconocimiento funcional EDI 997 para confirmar la recepción. Esto puede ir acompañado de una transferencia electrónica de fondos.

¿Cuáles son los beneficios de EDI 812?

Al utilizar un documento de intercambio electrónico de datos (EDI) en lugar de una solicitud de ajuste en papel o por fax, las empresas pueden responder rápidamente a los cargos y conciliarlos con sus facturas. Debido a que EDI 812 está automatizado, no es necesario volver a escribir manualmente la información en su sistema de contabilidad, lo que ahorra tiempo y evita errores. Además, EDI 812 ayuda a proporcionar un rastro electrónico en papel para las transacciones relacionadas con un pedido.

Al igual que la mayoría de los conjuntos de transacciones EDI, los ajustes de crédito/débito EDI 812 se envían mediante software EDI especializado. Este software suele estar protegido por protocolos de seguridad, como el cifrado en reposo y en tránsito, lo que hace que estos documentos sean más seguros que el correo electrónico, el PDF o los documentos en papel.