La introducción de Notas de Envío Avanzadas (ASN) y otros dispositivos digitales en tu proceso de recepción de mercancías ayuda a optimizar la gestión de tu almacén y más allá.
¿Es un proceso de recepción de mercancías digital un extra agradable o una necesidad en la gestión de la cadena de suministro (SCM)? Al hablar de modernizar un proceso de recepción de mercancías, que incluye la inspección de bienes entrantes y el control de calidad, se menciona mucho la digitalización. Sin embargo, ¿en qué medida impacta realmente la digitalización en la mejora de los procesos logísticos y qué recursos están disponibles?
¿Qué es la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM)?
La gestión de la cadena de suministro se compone de cinco elementos clave:
- 1. Proveedores
2. Aprovisionamiento
3.Producción
4. Distribución
5. Clientes
Los bienes fluyen desde los proveedores hasta los clientes, mientras que el dinero fluye en sentido contrario. La información fluye en ambas direcciones.
La recepción de bienes y la inspección de bienes entrantes forman parte del aprovisionamiento, que tiene sus propios requisitos específicos que regulan el flujo de dinero, bienes e información. En este artículo, nos enfocaremos en el flujo de información.
¿Por qué es tan importante un proceso de recepción de mercancías?
Un proceso de recepción de mercancías, también conocido como recepción de bienes, esencialmente implica recibir bienes de los proveedores, almacenarlos e ingresarlos correctamente en tu sistema ERP/PPS para los siguientes pasos en la SCM. Si ocurren errores aquí, esto afecta todos los procesos posteriores, desde la fabricación de artículos incorrectos hasta facturas mal calculadas para los proveedores. Los errores en la recepción de bienes podrían llevar a una gestión incorrecta de los niveles de inventario en la planificación de recursos y materiales (MRP), provocando el envío incorrecto de pedidos, o no enviándolos en absoluto. Esto implicaría mucho tiempo y dinero para corregirlo, ya sea cancelando pedidos incorrectos o enviando pedidos perdidos como envíos exprés a un costo adicional.
Por lo tanto, es de interés de todas las empresas esforzarse por tener un proceso de recepción de bienes de alta calidad para evitar estos problemas. Pero, ¿cómo puedes lograr esto?
Un buen primer paso es analizar tus propios procesos e identificar puntos débiles. Un punto débil, por ejemplo, sería necesitar procesar manualmente la recepción de bienes en ausencia de un proceso digital. Esto puede llevar a entradas incorrectas que no puedes detectar inmediatamente. Entonces, ¿cómo configuras un proceso de recepción de bienes digital?
Las tres etapas en la digitalización del proceso de inspección de bienes entrantes
Digitalizar un proceso de recepción de bienes puede abarcar varias etapas. Las hemos enumerado en el orden en que normalmente se introducen, aunque en teoría podrían configurarse de forma independiente.
- Introducción de la recepción de una Nota de Envío Avanzada (ASN)
- Creación de una etiqueta estandarizada para identificar los bienes y transferir la información del embalaje al ASN
- Configuración de un sistema para escanear bienes entrantes
Introducción de Notas de Envío Avanzadas (ASN) en un proceso digitalizado de recepción de mercancías
Introducir un ASN significa que los proveedores ahora notifican al destinatario sobre los bienes que se entregarán. El destinatario recibe detalles por adelantado sobre la cantidad de materiales que se entregarán y cuándo pueden esperarlos. Cuando los bienes llegan, verifican la cantidad en el ASN en su proceso de recepción de bienes.
Establecimiento de estándares en el proceso ASN para digitalizar la recepción de bienes
Lo excelente del proceso ASN es que existen estándares bien establecidos para enviar notificaciones electrónicas desde hace mucho tiempo. La Asociación Alemana de la Industria Automotriz (VDA), por ejemplo, introdujo el VDA4913 en la década de 1980, que han adaptado a los requisitos modernos con la introducción del VDA4987. Sin embargo, también hay estándares establecidos fuera del sector automotriz, como EDIFACT DESADV y ANSI-X12-EDI-856, que regulan el envío de notificaciones de envío en todas las industrias. Estos estándares ya proporcionan una muy buena base y, dado que el uso de ASN es un proceso muy común, muchos sistemas ERP vienen con una interfaz integrada para procesar ASNs.
El ASN asegura que la información sobre la entrega se reciba puntualmente en la recepción de bienes y el ASN puede usarse para transferir los datos directamente al ERP, WMS o similar. Esto optimiza el proceso de recepción de bienes al tiempo que reduce los errores que pueden ocurrir en la conciliación manual. La gestión de calidad en la recepción de bienes asegura que los bienes se compensen correctamente contra el ASN. Esto se logra continuando el proceso ASN, agregando datos de embalaje y, idealmente, una etiqueta estándar.
Un ASN no siempre contiene información sobre el embalaje. Sin embargo, varios fabricantes de equipos originales (OEM), grandes minoristas, ingenieros de máquinas y plantas y otras empresas con logística compleja ya han dado un paso más y requieren que la información de embalaje se incluya en el ASN y que todos los bienes contengan una etiqueta o etiqueta estándar.
Las ventajas de usar escáneres en un proceso digital de recepción de bienes
La clave para esto son los códigos de identificación únicos – números de serie – para cada carga o unidad de manejo individual, que se registran en el ASN y también se encuentran en la etiqueta. Estos también se conocen como números de unidades de manejo (HUN).
En la recepción de bienes, los bienes entrantes contienen una etiqueta con un número de unidad de manejo. Esto significa que los bienes pueden identificarse y asignarse claramente utilizando la información en el ASN. Una vez que se escanea el código de identificación único en cada unidad de manejo, los bienes se ingresan en el sistema de gestión de almacenes (WMS) sin necesidad de agregar más información como el número de material, la cantidad o el proveedor. Si se necesita esta información, puede extraerse del ASN ingresando el identificador único.
Esto deja solo un punto débil, que es capturar el número de unidad de manejo (HUN). Si se ingresa incorrectamente, el sistema no funciona. Sin embargo, la ventaja de usar un escáner es que no solo hace que el proceso de recepción de bienes sea menos laborioso, sino que también reduce significativamente los errores en la entrada de datos. Las etiquetas en los bienes contienen los números de paquete como texto plano y como un código de barras o código 2D (por ejemplo, DataMatrix o códigos QR). O la etiqueta contiene una etiqueta inteligente o etiqueta RFID. Cuando llegan los bienes, simplemente necesitan ser escaneados para que los bienes se asignen en el ERP a través del escáner integrado.
¿Es una recepción de mercancías digitalizada una necesidad o un extra agradable?
Los métodos detallados anteriormente pueden usarse para transformar el proceso de recepción de bienes de un proceso puramente manual a un proceso digital completamente integrado. Sin embargo, ¿es esto realmente esencial para el éxito de tu empresa o simplemente un lujo? Esta pregunta es fácil de responder: tan pronto como empieces a mirar empresas medianas o más grandes, verás que su volumen de documentos justifica rápidamente la implementación de un proceso de recepción de bienes digital. Además, por supuesto, permite una gestión de calidad profesional.
Una recepción digital de bienes elimina una cantidad considerable de tiempo de trabajo inherente a la entrada manual de datos. Esto no solo reduce costos, sino que también pone a la empresa en una base sólida para el futuro. La solución se escala bien, ya que procesar volúmenes de documentos más grandes no toma significativamente más tiempo. Una recepción digital de bienes que incorpore ASNs integrados es, por lo tanto, un «imprescindible» y crucial para empresas medianas. Y es decisivo para poder enfrentar los desafíos logísticos tanto del presente como del futuro. Bastantes fabricantes de automóviles ya están requiriendo que sus proveedores implementen un proceso de recepción de bienes digital, de lo contrario, serán eliminados como socios comerciales.
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