Un mensaje EDIFACT ORDCHG (solicitud de cambio de orden de compra) se utiliza para actualizar y modificar un mensaje EDIFACT ORDERS enviado previamente. Si es necesario modificar pedidos de compra anteriores, el mensaje ORDCHG se genera, hace referencia al número del pedido de compra anterior y, a continuación, detalla los cambios necesarios. Este mensaje sigue el estándar de mensajes EDI UN/EDIFACT y se utiliza junto con los mensajes EDI ORDERS.
Uso del mensaje EDIFACT ORDCHG
La organización compradora crearía primero una orden de compra EDI para realizar el pedido inicial a su proveedor. Cuando se utiliza EDIFACT como estándar EDI, se trataría de un mensaje ORDERS y respectivamente con ANSI X12 el EDI 850 (Purchase order).
Los ORDCHG pueden utilizarse para modificar o cancelar uno o varios artículos/mercancías de un pedido enviado previamente. También pueden referirse a una o varias órdenes de entrega diferentes. También pueden utilizarse para actualizar al proveedor con detalles previamente desconocidos específicos del pedido, tales como aduanas, transporte y detalles de entrega.
El proveedor puede entonces responder con un mensaje de respuesta de pedido (ORDRSP en EDIFACT). En él puede confirmar el pedido recibido o el ORDCHG recibido, o bien solicitar cambios.
Estructura y ejemplo de EDIFACT ORDCHG
Los mensajes de cambio de pedido siguen una estructura de segmentos y elementos específica del estándar EDIFACT. El propio sistema ERP interno del cliente crearía un mensaje que contenga toda la información de cambio de pedido requerida, como un ORDCHG SAP IDoc, que luego se traduce al estándar EDI requerido por el cliente a través de una herramienta EDI. La solución puede ser un servicio EDI en la nube o un software EDI para uso interno.
Un mensaje EDIFACT ORDCHG típico contiene:
- Información del comprador y del vendedor
- Detalles del pedido de compra anterior
- Detalles del material solicitado, con las cantidades y fechas requeridas
- Detalles sobre si los detalles de material solicitados deben añadirse, eliminarse o modificarse
- Detalles de la entrega, cuándo y dónde
Procesamiento del mensaje EDIFACT ORDCHG
Una vez que el proveedor ha recibido un mensaje ORDCHG, su sistema EDI comprobará el contenido con su especificación ORDCHG. Si este mensaje es sintácticamente correcto, su sistema EPR podrá actualizar los detalles del pedido almacenados previamente con esta nueva información, utilizando el número de pedido suministrado. A continuación, puede enviarse un acuse de recibo funcional para confirmar que el mensaje ha sido recibido y aceptado.
La siguiente figura muestra la función de un mensaje EDIFACT ORDCHG y qué otros tipos de mensaje se utilizan en un escenario de Retail:
¿Cuáles son los equivalentes de EDIFACT ORDCHG en otros formatos estándar EDI?
EDIFACT es la norma actual propuesta por la ONU y está muy extendida en toda Europa, así como en la mayor parte de Asia. UN/EDIFACT utiliza un único documento ORDCHG para cubrir todos los tipos de cambios en los pedidos de compra. Utilizando la norma ANSI X12, que se utiliza sobre todo en Norteamérica, se enviaría el 860 (Purchase Order Change Request). TRADACOMS es un estándar en el sector minorista del Reino Unido, y cuando se utiliza este estándar, el ORDHDR sirve tanto para el Pedido inicial como para cualquier Cambio de Pedido posterior si fuera necesario.
Ventajas del mensaje EDIFACT ORDCHG
El uso de EDI para transmitir los datos actualizados de un pedido permite obtener muchas ventajas:
- Reducción de la carga de trabajo de los empleados al automatizar numerosas tareas en las que pueden producirse cambios en los pedidos.
- Menos posibilidades de error, ya que se evita la interacción humana.
- Los flujos de transacciones se hacen sin papel, lo que significa menos residuos
- La transmisión directa de datos y la actualización automática de los pedidos agilizan todo el proceso de pedido
Ventajas específicas para los clientes
- La actualización de los calendarios de planificación es más rápida, por lo que las situaciones de falta de existencias o exceso de entregas son mucho menos frecuentes.
- Reducción de costes gracias a la automatización de tareas que antes eran manuales.
Ventajas específicas para los proveedores
- La planificación de entregas actualizada se realiza más rápidamente y con menos errores
- Se evitan las entregas incorrectas
- Mejor valoración de los proveedores gracias a un proceso más fluido en general
Errores típicos al utilizar el mensaje EDIFACT ORDCHG
El principal problema que puede surgir al utilizar EDI está relacionado con datos maestros incorrectos o desconocidos. Si se envían referencias que el proveedor no reconoce o no entiende, esto puede confundir, y el ORDCHG puede no ser aceptado. Por ejemplo
Los materiales o piezas solicitados pueden tener una referencia diferente que no esté disponible en el sistema ERP del proveedor, o usted los está referenciando con un código diferente
Es posible que el proveedor no conozca los códigos de ubicación específicos, como almacén, muelle o puerta.
Garantizar el uso estable del mensaje EDIFACT ORDCHG
Las soluciones EDI deben funcionar de forma rentable, flexible y estable. BTOB Consultores proporciona exactamente esto como EDI Cloud Service en BTOB Cloud o en un entorno de nube pública (por ejemplo, Google, Azure, AWS, etc.) o como una solución de software on-premises.
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