Un mensaje EDIFACT REMADV (Remittance Advice) es utilizado por el cliente para informar a su proveedor al final de un flujo de trabajo EDI de cuándo y cuánto dinero va a transferir por los bienes o servicios recibidos o de que la transferencia acaba de producirse. El mensaje REMADV sigue el estándar de mensajes EDI UN/EDIFACT y se utiliza junto con los mensajes EDI INVOIC.
Uso del mensaje EDIFACT REMADV
La organización proveedora crearía primero un mensaje EDI de factura o varios mensajes de factura para su cliente. Si se utiliza EDIFACT como estándar EDI, se trataría de un mensaje INVOIC.
Un mensaje REMADV es especialmente útil si se liquidan varias facturas en un único pago. Con un REMADV EDIFACT, el proveedor puede utilizar esta información para relacionar varias facturas con un pago. Dado que el uso de un mensaje REMADV es opcional, no es tan común como otros tipos de documentos prácticamente obligatorios en un flujo de trabajo EDI. Estos mensajes REMADV suelen enviarse entre los grandes clientes y sus proveedores, en función de sus prácticas comerciales específicas.
Estructura y ejemplo de EDIFACT REMADV
Los mensajes de aviso de remesa contienen diversos datos relativos al pago de mercancías. Además, el aviso de remesa puede hacer referencia a diferentes procesos empresariales y a las transacciones financieras correspondientes.
Los avisos de remesa EDI siguen una estructura establecida de segmentos y elementos específicos del estándar EDIFACT. El propio sistema ERP interno del cliente, como por ejemplo SAP, crearía un mensaje que contuviera toda la información necesaria sobre la agrupación de facturas, por ejemplo en SAP IDoc, que posteriormente se traduciría al estándar EDI requerido por el cliente. La solución EDI que realiza la conversión puede ser un servicio EDI en la nube o un software EDI de uso interno.
Un mensaje EDIFACT REMADV típico contiene:
- Información del comprador y del vendedor
- Detalles de la factura anterior, como el número de factura y el importe
- Motivos de recargo o reducción y descuentos aplicados
- Pagos parciales ya transferidos o pendientes, etc.
Procesamiento del mensaje EDIFACT REMADV
Una vez que el cliente ha recibido un mensaje INVOIC, su sistema EDI cotejará el contenido con los datos disponibles. Si este mensaje es sintácticamente correcto, el sistema ERP podrá actualizar los detalles almacenados previamente con esta nueva información. A continuación, puede enviarse un acuse de recibo funcional para confirmar que el mensaje se ha recibido y aceptado técnicamente. A continuación, se envía un aviso de pago al proveedor, normalmente si se cobran varias facturas y se liquidan en un solo pago.
La siguiente figura muestra la función de un mensaje EDIFACT REMADV y qué otros tipos de mensajes se utilizan en un escenario de Retail:
El EDI REMADV puede ser necesario como parte de las llamadas facturas de diez días. Un proveedor emite facturas para un gran número de albaranes al mismo tiempo (que suelen abarcar unos diez días y varios lugares de compra, por ejemplo, tiendas minoristas), que luego se liquidan de una sola vez.
La siguiente figura muestra un mensaje EDIFACT REMADV y qué otros tipos de mensaje se utilizan en un escenario automotriz:
¿Cuáles son los equivalentes de EDIFACT REMADV en otros formatos estándar EDI?
EDIFACT es la norma actual propuesta por la ONU y utilizada en toda Europa y en la mayor parte de Asia. UN/EDIFACT utiliza un único documento REMADV para especificar todas las facturas que se liquidan en un solo pago. Utilizando la norma ANSI X12, que se utiliza sobre todo en Norteamérica, se enviaría la 820 (Orden de pago (EFT). TRADACOMS es una norma en el sector minorista del Reino Unido, donde el equivalente se denomina SRMHDR.
Ventajas del mensaje REMADV de EDIFACT
La utilización del EDI para transmitir los datos de los próximos pagos permite obtener muchas ventajas
- Un REMADV permite a clientes y proveedores planificar sus flujos de caja y finanzas con mayor precisión, puesto que su sistema ERP / SAP ya dispone de la información sobre la liquidación de las facturas antes de que ésta llegue a sus cuentas.
- Reducción de la carga de trabajo de los empleados mediante la automatización de las previsiones financieras
- Habilitación de ejecuciones de pago por lotes para relaciones cliente-proveedor con un gran número de entregas
- Menos errores en el proceso contable
- La facturación se hace sin papel, lo que supone menos residuos
- La transmisión directa de los detalles de los pagos acelera todo el proceso contable
Ventajas específicas para los clientes
- Permite cobrar varias facturas y liquidarlas con un solo pago
- Reducción de costes, ya que se pueden optimizar y automatizar los trabajos manuales que se realizaban anteriormente para liquidar cada factura.
Ventajas específicas para los proveedores
- Permite a los proveedores saber exactamente cuándo recibirán cada pago, lo que les permite planificar y controlar mejor su situación financiera.
- Un REMADV permite a los proveedores reconocer errores de pago de forma temprana y automática. Esto estabiliza el flujo de caja.
- Mejor calificación de los proveedores con clientes clave que generan muchas entregas.
Errores típicos al utilizar el mensaje REMADV de EDIFACT
Los datos maestros incorrectos o desconocidos pueden causar problemas. Si envía referencias que el proveedor no reconoce o no entiende, es posible que el REMADV no sea aceptado. Por ejemplo
- Los números de factura no coinciden en el sistema ERP del proveedor
- Se aplican descuentos sin acuerdo previo
Automatizar la facturación y facilitar la liquidación mediante EDIFACT REMADV
El EDI debe ser flexible, funcionar de forma estable y automatizar el proceso de facturación de forma rentable. Al mismo tiempo, el funcionamiento del EDI puede ser complicado y llevar mucho tiempo.
BTOB Consultores ofrece EDI y otros esquemas de integración como un servicio totalmente gestionado en la nube de BTOB CONSULTORES o en un entorno de nube pública (por ejemplo, Google, Azure, AWS, etc.) o como una solución de software local.
Los servicios totalmente gestionados en la nube ofrecen EDI combinado con la alta especialización necesaria. SEEBURGER cuenta con un equipo de expertos que gestiona su solución EDI, por lo que no tendrá que temer errores de EDI, devoluciones de cargos o que su calificación de proveedor se vea afectada.
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