EL PROCESO ORDER-TO-CASH
Un proceso Order-to-Cash es el proceso de recibir el pedido de un cliente, hasta el pago del cliente de su cuenta pendiente. El proceso Order-to-Cash es un proceso de pedido como lo ve el proveedor y, por lo tanto, debe asignarse al departamento de ventas dentro de la empresa.
El proceso de Purchase-to-Pay es equivalente al proceso de pedido a efectivo, pero desde un punto de vista del lado de la adquisición.
El siguiente diagrama muestra un ejemplo de un proceso Order-to-Cash (02C) entre una empresa (proveedor) y un cliente.
Los procesos modernos de Order-to-Cash se ejecutan mediante mensajes EDI. Es decir, con documentos electrónicos, no en papel, se intercambian entre las empresas involucradas y no se necesita intervención humana.
El diagrama de arriba muestra a un cliente transmitiendo un pedido electrónico (ORDERS) a su proveedor. El proveedor procesará automáticamente el pedido en su sistema ERP e iniciará el aprovisionamiento de los productos.
Se devuelve una confirmación de orden (ORDRSP) para notificar al cliente que el pedido ha sido aceptado tal cual, aceptado con cambios o rechazado. Dependiendo de la industria y el campo de aplicación, puede ocurrir un cambio de orden (ORDCHG). Hay que tomar en cuenta que (ORDCHG) no se muestra en el diagrama anterior. Los cambios de pedido también se reconocerán con confirmaciones de orden (ORDRSP).
Se transmitirá al cliente una guía de remisión electrónico (DESADV) antes de que se envíen sus mercancías. Esto es para informar al cliente sobre una próxima entrega, lo que le permite planificar su logística de entrada.
Después de recibir la mercancía, el cliente confirmará las cantidades recibidas a través de una confirmación de recepción de mercancías (RECADV). Esto permite a los clientes informar a los proveedores de cualquier desviación. Las desviaciones pueden ser el resultado de pérdidas durante la entrega (mercancías perdidas en tránsito) o falta de calidad (mercancías rechazadas debido a una calidad inaceptable).
Un proveedor transmitirá su factura electrónica (INVOIC) al recibir la mercancía por parte de su cliente. El cliente transmitirá un aviso de liquidación (REMADV) para notificar al proveedor de los pagos realizados.
Dependiendo de la industria y las aplicaciones, se pueden utilizar diferentes tipos de documentos. En este ejemplo se utiliza una descripción general de los tipos de documentos EDI utilizados en el comercio y una descripción general de los tipos de documentos EDI utilizados en la industria automotriz.
ORDER-TO-CASH EN UN SISTEMA SAP ERP
La implementación efectiva de los procesos Order-to-Cash basados en EDI requiere el correspondiente soporte del sistema ERP. Los sistemas ERP modernos como SAP ERP permiten varios tipos de procesos de pedido a efectivo y diferentes tipos de documentos EDI.
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